REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ ONBOARDLY

Wersja 3.0 Data wejścia w życie: 14.07.2026 Regulamin zastępuje wersję 2.0.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem aplikacji internetowej Onboardly, dostępnej pod adresem https://onboardly.work, prawa i obowiązki stron oraz warunki zawierania i rozwiązywania umów.

1. Usługodawcą jest High5Club spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. M. K. Ogińskiego 11 lok. 9, 03-318 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000940990, NIP 7011064562, REGON 52078652900000, adres poczty elektronicznej: kontakt@onboardly.work.

1. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie za pośrednictwem Serwisu, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie, zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

1. Regulamin stanowi wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1) Aplikacja lub Serwis - aplikację internetową Onboardly wraz z jej funkcjonalnościami, dostępną pod adresem https://onboardly.work;

2) Usługodawca - High5Club sp. z o.o., o której mowa w § 1 ust. 2;

3) Klient - przedsiębiorcę zawierającego z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi, korzystającego z Aplikacji w celu przeprowadzenia procesu onboardingu swoich pracowników lub zleceniobiorców;

4) Konsument - osobę fizyczną dokonującą z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22[1] Kodeksu cywilnego);

5) Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osobę fizyczną zawierającą umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego (art. 385[5] Kodeksu cywilnego oraz art. 7aa ustawy o prawach konsumenta);

6) Użytkownik końcowy - osobę fizyczną (pracownika, zleceniobiorcę lub kandydata Klienta), której dane są przetwarzane w Aplikacji na zlecenie Klienta w związku z procesem onboardingu;

7) Użytkownik - Klienta oraz Użytkownika końcowego, jeżeli postanowienie odnosi się łącznie do obu tych kategorii;

8) Konto - wyodrębniony w Aplikacji zbiór zasobów i uprawnień przypisanych danemu Użytkownikowi;

9) Dane Klienta - dane, w tym dane osobowe, wprowadzone do Aplikacji przez Klienta lub w jego imieniu;

10) Umowa DPA - umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieraną między Klientem jako administratorem a Usługodawcą jako podmiotem przetwarzającym, dostępną pod adresem https://onboardly.work/dpa;

11) Regulamin - niniejszy dokument;

12) RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.;

13) UŚUDE - ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;

14) UPK - ustawę z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta;

15) KC - ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;

16) KP - ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;

17) eIDAS - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r.

§ 3. Rodzaj i zakres Usługi; model świadczenia

1. Usługodawca świadczy Usługę w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS), udostępniając Klientowi Aplikację umożliwiającą przeprowadzenie procesu onboardingu pracowników i zleceniobiorców.

1. W ramach świadczenia Usługi administratorem danych osobowych Użytkowników końcowych pozostaje Klient, a Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na zasadach określonych w Umowie DPA.

1. Zawarcie umowy o świadczenie Usługi jest równoznaczne z zawarciem Umowy DPA, która stanowi integralną część stosunku prawnego łączącego strony.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Aplikacji niezbędne jest łącznie: dostęp do sieci Internet, urządzenie wyposażone w aktualną wersję przeglądarki internetowej z włączoną obsługą języka JavaScript oraz plików cookies, aktywny adres poczty elektronicznej, a w zakresie funkcji podpisu elektronicznego - również aktywny numer telefonu komórkowego.

1. Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości działania Aplikacji. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępności Aplikacji wynikające z działania siły wyższej lub z przyczyn leżących po stronie dostawców usług telekomunikacyjnych, z zastrzeżeniem odrębnie uzgodnionych parametrów dostępności (SLA), jeżeli zostały przewidziane w umowie z Klientem.

1. Korzystanie z Usługi drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami związanymi z przekazywaniem danych za pośrednictwem sieci Internet. Usługodawca stosuje środki bezpieczeństwa zmniejszające te zagrożenia, opisane w Polityce Prywatności.

§ 5. Zawarcie umowy

1. Zawarcie umowy o świadczenie Usługi przez Klienta następuje z chwilą łącznego spełnienia następujących warunków: dokonania rejestracji Konta, akceptacji Regulaminu oraz Umowy DPA, wyboru zakresu Usługi (planu) oraz dokonania płatności albo zawarcia odrębnej umowy pisemnej.

1. Dostęp Użytkownika końcowego do Aplikacji następuje na podstawie zaproszenia skierowanego przez Klienta. Skorzystanie z zaproszenia oraz akceptacja Regulaminu przez Użytkownika końcowego nie powoduje nawiązania odrębnego stosunku umownego między Użytkownikiem końcowym a Usługodawcą; Użytkownik końcowy korzysta z Aplikacji w ramach relacji łączącej go z Klientem.

1. Przed zawarciem umowy Usługodawca udostępnia treść Regulaminu oraz umożliwia zapoznanie się z nią.

§ 6. Konto i bezpieczeństwo dostępu

1. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania w poufności danych umożliwiających dostęp do Konta, w szczególności loginu i hasła, oraz do niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta.

1. Usługodawca uprawniony jest do zablokowania Konta w przypadku naruszenia przez Użytkownika przepisów prawa lub postanowień Regulaminu, wystąpienia zagrożenia bezpieczeństwa, zalegania z płatnością po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego w wezwaniu, a także na podstawie prawnie uzasadnionego żądania uprawnionego organu.

§ 7. Prawa i obowiązki Użytkownika końcowego

1. Użytkownikowi końcowemu zapewnia się przejrzystą informację o przetwarzaniu jego danych, możliwość realizacji praw przysługujących na podstawie RODO, prawo do żądania weryfikacji manualnej w miejsce weryfikacji zautomatyzowanej, wsparcie ze strony operatora będącego człowiekiem, dostęp do kopii dokumentów go dotyczących oraz prawo złożenia reklamacji.

1. Użytkownik zobowiązany jest do podawania danych prawdziwych i kompletnych, ich aktualizacji w razie zmiany, korzystania z Aplikacji zgodnie z prawem i Regulaminem, zachowania poufności danych dostępowych oraz powstrzymania się od działań naruszających bezpieczeństwo Aplikacji.

§ 8. Zakres funkcjonalny Usługi

1. W ramach Usługi Usługodawca zapewnia w szczególności: udostępnienie infrastruktury Aplikacji, generowanie dokumentów onboardingowych (w tym umów, oświadczeń, pełnomocnictw i zgód), obsługę wielu podmiotów (wybór spółki), integrację z usługą podpisu elektronicznego świadczoną przez Autenti, integrację z systemem weryfikacji tożsamości (KYC), archiwizację dokumentów, eksport danych oraz wsparcie techniczne w zakresie wynikającym z wybranego planu, które może obejmować asystę AI zgodnie z § 12 ust. 4.

1. Szczegółowy zakres funkcjonalności dostępnych w ramach poszczególnych planów określa cennik dostępny pod adresem https://onboardly.work/cennik.

§ 9. Wyłączenia zakresu Usługi

1. Usługodawca nie świadczy w ramach Usługi: doradztwa prawnego, doradztwa podatkowego, usług pośrednictwa pracy ani rekrutacji, czynności zawierania umów w imieniu Klienta, a także nie podejmuje decyzji kadrowych i nie wykonuje obowiązków płatnika składek ani zaliczek na podatek dochodowy.

1. Aplikacja umożliwia obsługę uprawnień o charakterze niepieniężnym (tokenów użytkowych), które nie stanowią kryptoaktywów w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 (MiCA), a Usługodawca nie świadczy usług w zakresie kryptoaktywów.

§ 10. Płatności

1. Ceny Usługi określone są w cenniku dostępnym pod adresem https://onboardly.work/cennik i podawane są w kwotach netto w złotych polskich, powiększonych o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki.

1. Wynagrodzenie płatne jest z góry za dany okres rozliczeniowy, na podstawie faktury wystawianej przez Usługodawcę.

1. W razie opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni Usługodawca uprawniony jest, po uprzednim wezwaniu i wyznaczeniu dodatkowego terminu nie krótszego niż 7 dni, do zawieszenia świadczenia Usługi, a po bezskutecznym upływie tego terminu - do rozwiązania umowy.

1. Zmiana cennika nie wpływa na Usługi już opłacone. O zmianie cen Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta uprawnieni są do wypowiedzenia umowy, jeżeli zmiana istotnie pogarsza warunki świadczenia Usługi na ich niekorzyść.

§ 11. Podpis elektroniczny

1. Aplikacja umożliwia opatrywanie dokumentów podpisem elektronicznym za pośrednictwem dostawcy usług zaufania. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS wyróżnia się:

1) podpis elektroniczny (SES) - spełniający wymóg formy dokumentowej, niespełniający wymogu formy pisemnej;

2) zaawansowany podpis elektroniczny (AES) - spełniający wymóg formy dokumentowej, niespełniający wymogu formy pisemnej w rozumieniu prawa polskiego;

3) kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) - równoważny podpisowi własnoręcznemu, spełniający wymóg formy pisemnej (art. 78[1] KC w związku z art. 25 ust. 2 eIDAS).

1. Rodzaj podpisu wymaganego dla danego dokumentu wynika z formy czynności prawnej przewidzianej przepisami prawa:

1. Każdy podpis dokumentowany jest zapisem obejmującym dane sygnatariusza, znacznik czasu, adres IP, rodzaj podpisu oraz sumę kontrolną dokumentu. Dowody podpisu przechowywane są zgodnie z wymaganiami eIDAS oraz zasadami retencji określonymi w Polityce Prywatności.

§ 12. Własność i ochrona danych; prawa własności intelektualnej

1. Klient zachowuje wyłączne prawo do wprowadzonych Danych Klienta. Usługodawca uzyskuje jedynie ograniczoną, niewyłączną licencję na przetwarzanie tych danych w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.

1. Usługodawca nie wykorzystuje Danych Klienta do celów marketingowych, sprzedażowych ani analitycznych bez odrębnej zgody Klienta, a dane przekazywane w ramach asysty AI, o której mowa w Polityce Prywatności, nie są wykorzystywane do trenowania modeli.

1. Klient nie nabywa praw własności intelektualnej do Aplikacji ani jej elementów. Zasady ochrony danych osobowych określa Polityka Prywatności oraz Umowa DPA.

1. Wsparcie techniczne może być realizowane z wykorzystaniem asysty AI, przy czym ostateczna decyzja i treść odpowiedzi podlegają każdorazowo weryfikacji przez operatora będącego człowiekiem, na zasadach określonych w Polityce Prywatności.

§ 13. Eksport danych po zakończeniu umowy

1. W okresie obowiązywania umowy Klient może w każdym czasie dokonać eksportu Danych Klienta w ustrukturyzowanym formacie (PDF, CSV lub JSON).

1. Po zakończeniu umowy Klientowi przysługuje przez okres 30 dni prawo do eksportu całości Danych Klienta w formacie umożliwiającym ich przeniesienie. Pierwszy eksport jest nieodpłatny; kolejne eksporty realizowane są zgodnie z cennikiem.

1. Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, Dane Klienta są usuwane lub anonimizowane, z wyłączeniem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa, oraz logów technicznych, na zasadach określonych w Umowie DPA.

§ 14. Czas trwania i rozwiązanie umowy

1. Umowa zawierana jest na czas określony odpowiadający wybranemu okresowi rozliczeniowemu, z możliwością jej przedłużenia na kolejne okresy, chyba że strony postanowią inaczej.

1. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę na zasadach określonych w Regulaminie lub w odrębnej umowie. Rozwiązanie umowy nie pozbawia Klienta uprawnień, o których mowa w § 13.

1. Uprawnienia Usługodawcy do zawieszenia Usługi lub rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Użytkownika określają § 6 ust. 2 oraz § 10 ust. 3.

§ 15. Odpowiedzialność wobec Klientów będących przedsiębiorcami

1. W stosunku do Klientów będących przedsiębiorcami, z wyłączeniem Przedsiębiorców na prawach konsumenta, Usługodawca ponosi odpowiedzialność wyłącznie za szkody wyrządzone z winy umyślnej oraz wskutek rażącego niedbalstwa. Odpowiedzialność za szkody wyrządzone wskutek zwykłego niedbalstwa ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, szkody pośrednie, uszczerbek na reputacji ani za utratę danych, jeżeli Klient miał zapewnioną możliwość utworzenia kopii zapasowej, a także za szkody wynikłe z działania siły wyższej lub z działań albo zaniechań Klienta.

1. Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa w ust. 1 i 2, nie mają zastosowania do szkód na osobie, szkód wyrządzonych z winy umyślnej oraz odpowiedzialności, której wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym RODO.

§ 16. Odpowiedzialność wobec Konsumentów; prawo odstąpienia

1. Wobec Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta ograniczenia odpowiedzialności określone w § 15 nie mają zastosowania. Usługodawca ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych wynikających z KC oraz przepisów o prawach konsumenta, w tym odpowiada za zgodność treści cyfrowej lub usługi cyfrowej z umową na zasadach określonych w rozdziale 5b UPK, stanowiącym implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/770.

1. Konsumentowi oraz Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny, na zasadach określonych w art. 27 i nast. UPK.

1. Prawo odstąpienia nie przysługuje, jeżeli Usługodawca wykonał w pełni Usługę za wyraźną i uprzednią zgodą Konsumenta lub Przedsiębiorcy na prawach konsumenta, który przyjął do wiadomości, że po spełnieniu świadczenia utraci prawo odstąpienia, zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 1 UPK.

1. Oświadczenie o odstąpieniu można złożyć pisemnie na adres siedziby Usługodawcy albo pocztą elektroniczną na adres kontakt@onboardly.work.

§ 17. Reklamacje i pozasądowe rozwiązywanie sporów

1. Reklamacje można składać pocztą elektroniczną na adres kontakt@onboardly.work albo pisemnie na adres siedziby Usługodawcy. Reklamacja powinna zawierać dane składającego, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób załatwienia sprawy.

1. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. W przypadku reklamacji złożonej przez Konsumenta lub Przedsiębiorcę na prawach konsumenta brak odpowiedzi w terminie 14 dni oznacza uznanie reklamacji zgodnie z art. 7a UPK. Termin rozpatrzenia reklamacji złożonej przez pozostałych przedsiębiorców może zostać wydłużony do 30 dni, o czym Usługodawca informuje składającego.

1. Konsument uprawniony jest do skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z mediacji lub sądu polubownego przy właściwym wojewódzkim inspektorze Inspekcji Handlowej, a także z platformy internetowego rozstrzygania sporów (ODR) dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr. Adres poczty elektronicznej Usługodawcy na potrzeby platformy ODR: kontakt@onboardly.work.

§ 18. Siła wyższa

1. Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań spowodowane działaniem siły wyższej, przez którą rozumie się zdarzenia zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności klęski żywiołowe, epidemie, działania wojenne i akty terroru, powszechne awarie sieci telekomunikacyjnych lub energetycznych trwające co najmniej 24 godziny, strajki o zasięgu sektorowym oraz akty władzy publicznej istotnie ograniczające możliwość świadczenia Usługi.

1. Strona dotknięta działaniem siły wyższej niezwłocznie zawiadamia drugą stronę, wskazując charakter i przewidywany wpływ zdarzenia. Jeżeli stan siły wyższej trwa dłużej niż 30 dni, każda ze stron może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, z zachowaniem uprawnień przysługujących Konsumentom.

§ 19. Klauzula salwatoryjna

1. Nieważność lub bezskuteczność poszczególnych postanowień Regulaminu nie wpływa na ważność i skuteczność pozostałych postanowień. Strony zobowiązują się zastąpić postanowienie nieważne lub bezskuteczne postanowieniem odpowiadającym w możliwie najpełniejszym stopniu ich pierwotnemu zamiarowi, z poszanowaniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

1. Postanowienia Regulaminu nie naruszają praw Konsumentów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Postanowienia stanowiące niedozwolone postanowienia umowne w rozumieniu art. 385[1]-385[3] KC nie wiążą Konsumentów.

§ 20. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może dokonać zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, którymi są: zmiana przepisów prawa, zmiana lub wprowadzenie nowych funkcjonalności, zmiana dostawców technologii lub zmiana modelu świadczenia Usługi.

1. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, za pośrednictwem wiadomości na wskazany adres poczty elektronicznej oraz komunikatu w Aplikacji.

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę bez ponoszenia kosztów do dnia wejścia zmiany w życie. Pozostali Klienci, którzy nie akceptują zmiany, mogą wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, bez obowiązku ponoszenia opłat za dalsze okresy. Brak wypowiedzenia w terminie 14 dni od poinformowania o zmianie uważa się za jej akceptację.

1. Wcześniejsze wersje Regulaminu udostępniane są na żądanie zgłoszone pod adresem kontakt@onboardly.work.

§ 21. Postanowienia końcowe i prawo właściwe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności KC, KP, UŚUDE, UPK, eIDAS oraz RODO. Wybór prawa polskiego nie pozbawia Konsumenta ochrony przyznanej mu na podstawie przepisów, których nie można wyłączyć w drodze umowy, obowiązujących w państwie jego zwykłego pobytu.

1. Spory z udziałem Konsumenta oraz Przedsiębiorcy na prawach konsumenta rozpoznaje sąd właściwy według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Spory z pozostałymi przedsiębiorcami rozpoznaje sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, o ile strony nie postanowią inaczej.

1. Regulamin sporządzono w języku polskim. W przypadku sporządzenia załączników lub tłumaczeń w innym języku, w razie rozbieżności rozstrzygające znaczenie ma wersja polska.

1. Załącznikami do Regulaminu są: Załącznik nr 1 - Polityka Prywatności (https://onboardly.work/prywatnosc), Załącznik nr 2 - Cennik (https://onboardly.work/cennik), Załącznik nr 3 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych - DPA (https://onboardly.work/dpa).