Sezon trwa cztery dni.
Zatrudnienie musi nadążyć.
Obsługa Międzynarodowych Targów Książki w Warszawie zawiera ponad 100 umów sezonowych w krótkim oknie targowym — dotąd ręcznie, na papierze. W pilocie 2026 pierwsze 15 osób zatrudniono przez Onboardly: umowa podpisana z telefonu, zanim kandydat dotarł na stoisko.
Event sezonowy.
Zatrudnienia spiętrzone w dni, nie miesiące.
Międzynarodowe Targi Książki w Warszawie to jedno z największych wydarzeń literackich w Polsce: edycja 2026 odbyła się 28–31 maja na PGE Narodowym, ze spotkaniami autorskimi, programami gości zagranicznych i publicznością liczoną w archiwalnych edycjach na ok. 120 tys. odwiedzających. Dla obsługi targów oznacza to zatrudnienie ponad 100 osób — hostessy, obsługa stoisk i sal, wsparcie techniczne — na kilka dni w roku. Cała rekrutacja, umowy i dokumentacja muszą zamknąć się w wąskim oknie przed edycją i w jej trakcie. To odwrotność klasycznego HR: nie stały zespół i spokojny cykl miesięczny, tylko szczyt raz w roku, w którym wszystko dzieje się naraz.
- Branżaobsługa eventów · targi książki
- WydarzenieMiędzynarodowe Targi Książki w Warszawie · PGE Narodowy
- Okno targowe4 dni edycji + krótki okres przygotowań
- Skala sezonu100+ umów sezonowych na edycję
- Pilot 202615 osób zatrudnionych przez Onboardly
- Forma zatrudnieniaumowy zlecenia · praca sezonowa
- Proces przed pilotempapierowe umowy · dane zbierane na miejscu
Ponad sto umów.
Kilka dni na wszystko.
Ręczny proces, który przy stałym zespole jest tylko uciążliwy, przy 100+ zatrudnieniach w kilka dni przestaje się domykać.
Umowy drukowane i podpisywane na miejscu, w dniu startu. Kandydaci czekają w kolejce do stolika z dokumentami, zamiast być na stoiskach.
Dane osobowe zbierane odręcznie i przepisywane później do arkuszy. Literówka w PESEL-u czy adresie wychodzi dopiero przy rozliczeniach.
Każda osoba to komplet dokumentów do wydrukowania, podpisania, skompletowania i zarchiwizowania — w kilka dni, równolegle z obsługą targów.
Numery rachunków do wypłat zbierane na kartkach i w wiadomościach. Każdy błędnie przepisany numer to zwrot przelewu i wypłata po terminie.
Sto kompletów dokumentów w kilka dni to nie „więcej tej samej pracy” — to inna klasa problemu.
Praca sezonowa nie wybacza poślizgów: targi nie poczekają, aż kadry nadgonią papiery.
Pilot 2026: 15 osób.
Od SMS-a do e-teczki.
Podczas tegorocznej edycji 15 osób przeszło pełne zatrudnienie w Onboardly — obok procesu papierowego dla pozostałych. Różnicę było widać na stoisku pierwszego dnia.
- Krok 01Krok 01Link SMS-em
Koordynator wysyła każdej zatrudnianej osobie link do onboardingu. Kandydat otwiera go na telefonie — w domu albo w drodze na targi. Bez instalowania aplikacji, bez komputera.
- Krok 02Krok 02Kwestionariusz z telefonu
Dane osobowe, oświadczenia ZUS i numer konta bankowego wpisywane raz, przez samego kandydata. Walidacje (PESEL, rachunek bankowy) łapią błędy na wejściu — nie przy wypłacie.
- Krok 03Krok 03Weryfikacja tożsamości (KYC)
Zdjęcie dokumentu i selfie — biometryczna weryfikacja tożsamości online. Koordynator wie, że umowę podpisuje właściwa osoba, zanim ta pojawi się na stoisku.
- Krok 04Krok 04Podpis kodem OTP
Umowa zlecenia generowana z danych kwestionariusza i podpisywana kodem SMS (forma dokumentowa, art. 78¹ KC). Bez drukarki, bez kolejki do stolika z dokumentami.
- Krok 05Krok 05Gotowa e-teczka
Komplet dokumentów — kwestionariusz, umowa, oświadczenia — ląduje w e-teczce. Koordynator widzi na liście status każdej osoby: kto podpisał, kto jeszcze wypełnia.
15 osób zatrudnionych bez jednej kartki papieru — z umowami podpisanymi zanim dotarły na stoisko.
Komplet dokumentów każdej osoby od razu w e-teczce, dane i konta bankowe zwalidowane na wejściu.
Cały proces — od linku do podpisanej umowy — kandydaci przeszli z telefonu. Zero wydruków, zero skanowania, zero „proszę donieść dokumenty”.
Koordynator widział w panelu, kto podpisał, a kto utknął — i mógł dopiąć braki przed startem targów, nie odkrywać ich po fakcie.
Walidacja PESEL-u i rachunku bankowego przy wprowadzaniu oznacza, że dane do umów i przelewów są poprawne od razu — bez poprawek po targach.
Kolejne edycje:
cała sezonowość w jednym systemie.
Plan po pilocie: Onboardly przejmuje pełną obsługę sezonu — onboarding, umowy, e-teczki i rozliczenia wszystkich 100+ osób w jednym miejscu.
Ponad 100 linków wysłanych hurtem na tygodnie przed targami. Umowy podpisane z telefonów, zanim ktokolwiek stanie na stoisku — pierwszego dnia wszyscy są gotowi do pracy.
Godziny pracy raportowane w systemie w dni targowe. Po zamknięciu edycji listy płac generują się z danych, które już są w środku — bez zbierania arkuszy.
Paczka przelewów (Elixir) na zwalidowane konta — kwoty co do grosza zgodne z listami płac. Sezon zamknięty rozliczeniowo w ~2 tygodnie, nie w kolejny miesiąc.
E-teczki i dane pracowników zostają w systemie. Sprawdzone osoby z tej edycji przy następnej nie zaczynają od zera — onboarding to aktualizacja, nie nowa teczka.
Nie każdy system HR umie zatrudnić 100 osób w tydzień i zamknąć rozliczenia dwa tygodnie później. Onboardly jest zbudowane do pracy sezonowej: masowa wysyłka onboardingów, umowy podpisywane z telefonu, rozliczenia i paczka przelewów z tych samych danych — bez przepisywania.