Jedno popołudnie
zamiast tygodnia kadr.
WORKFLEX 1 Sp. z o.o. — agencja outsourcingu procesowego dla gastronomii i retailu — rozlicza w Onboardly 126 pracowników i 13 klientów końcowych w 15 projektach. Cały miesiąc zamyka jeden operator: listy płac, przelewy i faktury.
Outsourcing procesowy.
Setki rozliczeń, wiele podmiotów.
WORKFLEX 1 dostarcza zespoły do gastronomii i retailu — m.in. dla sieci restauracji i operatora klubów. 13 klientów końcowych rozliczanych w 15 projektach — każdy klient ma jeden lub dwa projekty, osobne stawki i osobną fakturę. 126 pracowników to mix umów (zlecenia, etaty, studenci) i narodowości: obok Polaków ok. 60 cudzoziemców — m.in. z Ukrainy i Nepalu, z różnymi ścieżkami legalizacji pracy. Rozliczenia prowadzone są w modelu SoCap, z dwiema listami płac na osobę. Przed Onboardly zamknięcie miesiąca oznaczało tydzień pracy kadrowej w arkuszach.
- Branżaoutsourcing procesowy · gastro / retail
- Skala126 pracowników · 1200+ dokumentów w e-teczkach
- Klienci końcowi13 klientów · 15 projektów (1–2 na klienta)
- Zespół~60 cudzoziemców — Polska · Ukraina · Nepal i inne
- Formy zatrudnieniazlecenia · etaty · studenci
- Model rozliczeńSoCap — Lista 1 + Lista 2 (rozp. MPiPS)
- Obsługa1 operator · 1 popołudnie w miesiącu
Jak wygląda miesiąc.
Pięć kroków, jeden operator.
Od godzin pracowników do faktur dla klientów — cały cykl rozliczeniowy przechodzi przez Onboardly, bez arkuszy i bez przepisywania danych.
- Krok 01Krok 01Godziny i kwoty
HR wpisuje godziny lub kwoty do wypłaty. Alternatywnie: pracownicy raportują godziny w portalu, a klienci końcowi zatwierdzają je online — bez maili i arkuszy.
- Krok 02Krok 02Jeden klik: „Generuj miesiąc”
System tworzy listy płac w modelu SoCap: Lista 1 (podstawa ozusowana) + Lista 2 (pozostały przychód wg rozp. MPiPS), z pełnymi składowymi per pracownik. PDF w formacie księgowym — jak z ERP, gotowy do akt.
- Krok 03Krok 03Rozliczenie per klient i projekt
Operator zatwierdza drafty per projekt. Suma DO FAKTURY liczy się sama: koszt całkowity pracodawcy + prowizja — osobno dla każdego klienta końcowego.
- Krok 04Krok 04Paczka przelewów do banku
Plik .pli (Elixir) do zaczytania w bankowości. Kwoty co do grosza zgodne z listami płac, przelewy trafiają na zwalidowane konta pracowników.
- Krok 05Krok 05Faktury z API
Faktura dla każdego klienta końcowego wystawiana przez API Fakturowni jednym przyciskiem. Bez przepisywania kwot, bez ręcznego wystawiania 13 faktur co miesiąc.
Pięć kroków, które kiedyś zajmowały tydzień pracy kadrowej — dziś jedno popołudnie jednego operatora.
Kwoty na przelewach co do grosza zgodne z listami płac, faktury dla wszystkich klientów wystawione tego samego dnia.
Dlaczego to działa
bez ręcznego sprawdzania.
Automatyczne walidacje i zgodność z księgowością sprawiają, że operator zatwierdza wyniki — zamiast ich pilnować.
System sam rozpoznaje wiek, ulgę dla młodych czy status studenta — składki i podatek liczą się właściwie bez ręcznych flag.
Numery rachunków sprawdzane przy wprowadzaniu. Paczka przelewów nie wychodzi z błędnym kontem.
Ok. 60 ze 126 pracowników to cudzoziemcy — Polska, Ukraina, Nepal i inne narodowości. Obywatele UA: powiadomienie w 7 dni; kraje trzecie: zezwolenie przed startem pracy; UE: bez zezwoleń. E-teczka (1200+ dokumentów) pilnuje właściwej checklisty dla każdej ścieżki.
Wyliczenia list płac zweryfikowane z biurem księgowym — kwoty zgadzają się co do grosza, miesiąc po miesiącu.
Koszty i marże per klient i projekt widoczne od ręki — kontroling nie wymaga osobnych arkuszy.
Zlecenia, etaty i studenci — 126 osób o różnych formach zatrudnienia rozliczanych w jednym panelu.
30–40 godzin miesięcznie.
Albo jedno popołudnie.
Ta sama skala — 126 pracowników, 13 klientów, 15 projektów — rozliczona ręcznie i w Onboardly. Różnica to ok. 90% czasu pracy HR i kadr.
- ×~130 maili i telefonów o godziny pracowników
- ×Ręczne listy płac w 3 wariantach umów: zlecenia, etaty, studenci
- ×150+ przelewów wpisywanych ręcznie w bankowości
- ×13 faktur wystawianych ręcznie, z przepisywaniem kwot
* Szacunek dla ręcznego procesu przy tej skali (126 pracowników, 13 klientów, 3 warianty umów).
- ✓Pracownicy raportują godziny sami w portalu / HR wpisuje kwoty
- ✓„Generuj miesiąc” — listy płac SoCap jednym klikiem
- ✓Paczka przelewów — jeden plik .pli (Elixir) do banku
- ✓Faktury dla 13 klientów przez API Fakturowni
Kwoty co do grosza zgodne z listami płac — potwierdzone przez biuro księgowe.