Case study, wdrożenie produkcyjne

Jedno popołudnie
zamiast tygodnia kadr.

WORKFLEX 1 Sp. z o.o., agencja outsourcingu procesowego dla gastronomii i retailu, rozlicza w Onboardly 126 pracowników i 13 klientów końcowych w 15 projektach. Cały miesiąc zamyka jeden operator: listy płac, przelewy i faktury.

126
pracowników w systemie
13 · 15
klientów · projektów
1200+
dokumentów w e-teczkach
1 operator
zamyka cały miesiąc
§01: Klient

Outsourcing procesowy.
Setki rozliczeń, wiele podmiotów.

WORKFLEX 1 dostarcza zespoły do gastronomii i retailu, m.in. dla sieci restauracji i operatora klubów. 13 klientów końcowych rozliczanych w 15 projektach, każdy klient ma jeden lub dwa projekty, osobne stawki i osobną fakturę. 126 pracowników to mix umów (zlecenia, etaty, studenci) i narodowości: obok Polaków ok. 60 cudzoziemców, m.in. z Ukrainy i Nepalu, z różnymi ścieżkami legalizacji pracy. Rozliczenia prowadzone są w modelu SoCap, z dwiema listami płac na osobę. Przed Onboardly zamknięcie miesiąca oznaczało tydzień pracy kadrowej w arkuszach.

Profil wdrożenia
  • Branżaoutsourcing procesowy · gastro / retail
  • Skala126 pracowników · 1200+ dokumentów w e-teczkach
  • Klienci końcowi13 klientów · 15 projektów (1–2 na klienta)
  • Zespół~60 cudzoziemców: Polska · Ukraina · Nepal i inne
  • Formy zatrudnieniazlecenia · etaty · studenci
  • Model rozliczeńSoCap: Lista 1 + Lista 2 (rozp. MPiPS)
  • Obsługa1 operator · 1 popołudnie w miesiącu

Jak wygląda miesiąc.
Pięć kroków, jeden operator.

§02: Flow miesięczny

Od godzin pracowników do faktur dla klientów, cały cykl rozliczeniowy przechodzi przez Onboardly, bez arkuszy i bez przepisywania danych.

  1. Krok 01
    Godziny i kwoty

    HR wpisuje godziny lub kwoty do wypłaty. Alternatywnie: pracownicy raportują godziny w portalu, a klienci końcowi zatwierdzają je online, bez maili i arkuszy.

  2. Krok 02
    Jeden klik: „Generuj miesiąc”

    System tworzy listy płac w modelu SoCap: Lista 1 (podstawa ozusowana) + Lista 2 (pozostały przychód wg rozp. MPiPS), z pełnymi składowymi per pracownik. PDF w formacie księgowym, jak z ERP, gotowy do akt.

  3. Krok 03
    Rozliczenie per klient i projekt

    Operator zatwierdza drafty per projekt. Suma DO FAKTURY liczy się sama: koszt całkowity pracodawcy + prowizja, osobno dla każdego klienta końcowego.

  4. Krok 04
    Paczka przelewów do banku

    Plik .pli (Elixir) do zaczytania w bankowości. Kwoty co do grosza zgodne z listami płac, przelewy trafiają na zwalidowane konta pracowników.

  5. Krok 05
    Faktury z API

    Faktura dla każdego klienta końcowego wystawiana przez API Fakturowni jednym przyciskiem. Bez przepisywania kwot, bez ręcznego wystawiania 13 faktur co miesiąc.

5×

Pięć kroków, które kiedyś zajmowały tydzień pracy kadrowej, dziś jedno popołudnie jednego operatora.

Kwoty na przelewach co do grosza zgodne z listami płac, faktury dla wszystkich klientów wystawione tego samego dnia.

Dlaczego to działa
bez ręcznego sprawdzania.

§03: Wyróżniki wdrożenia

Automatyczne walidacje i zgodność z księgowością sprawiają, że operator zatwierdza wyniki, zamiast ich pilnować.

Wiek i ulgi liczone z PESEL

System sam rozpoznaje wiek, ulgę dla młodych czy status studenta. Składki i podatek liczą się właściwie bez ręcznych flag.

Walidacja kont bankowych

Numery rachunków sprawdzane przy wprowadzaniu. Paczka przelewów nie wychodzi z błędnym kontem.

Cudzoziemcy: trzy ścieżki legalizacji

Ok. 60 ze 126 pracowników to cudzoziemcy: Polska, Ukraina, Nepal i inne narodowości. Obywatele UA: powiadomienie w 7 dni; kraje trzecie: zezwolenie przed startem pracy; UE: bez zezwoleń. E-teczka (1200+ dokumentów) pilnuje właściwej checklisty dla każdej ścieżki.

Zgodność co do grosza

Wyliczenia list płac zweryfikowane z biurem księgowym, kwoty zgadzają się co do grosza, miesiąc po miesiącu.

Moduł kontrolingu KIKB

Koszty i marże per klient i projekt widoczne od ręki, kontroling nie wymaga osobnych arkuszy.

Mix umów w jednym systemie

Zlecenia, etaty i studenci: 126 osób o różnych formach zatrudnienia rozliczanych w jednym panelu.

30–40 godzin miesięcznie.
Albo jedno popołudnie.

§04: Oszczędność czasu

Ta sama skala: 126 pracowników, 13 klientów, 15 projektów, rozliczona ręcznie i w Onboardly. Różnica to ok. 90% czasu pracy HR i kadr.

Przed, proces ręczny
30–40 h
pracy HR i kadrowej miesięcznie*
  • ×~130 maili i telefonów o godziny pracowników
  • ×Ręczne listy płac w 3 wariantach umów: zlecenia, etaty, studenci
  • ×150+ przelewów wpisywanych ręcznie w bankowości
  • ×13 faktur wystawianych ręcznie, z przepisywaniem kwot

* Szacunek dla ręcznego procesu przy tej skali (126 pracowników, 13 klientów, 3 warianty umów).

Po, w Onboardly
~90% mniej czasu
~3 h
jedno popołudnie jednego operatora
  • ✓Pracownicy raportują godziny sami w portalu / HR wpisuje kwoty
  • ✓„Generuj miesiąc”, listy płac SoCap jednym klikiem
  • ✓Paczka przelewów, jeden plik .pli (Elixir) do banku
  • ✓Faktury dla 13 klientów przez API Fakturowni

Kwoty co do grosza zgodne z listami płac, potwierdzone przez biuro księgowe.