E-podpis na umowie zlecenia w Polsce: czy jest prawnie ważny? [2026]

Czy e-podpis na umowie zlecenia jest prawnie ważny?

To jedno z pytań, które najczęściej dostaję od firm wdrażających cyfrowy onboarding. Tak, e-podpis na umowie zlecenia jest w Polsce prawnie ważny, choć jak zwykle sporo zależy od szczegółów. Poniżej tłumaczę, które rodzaje podpisów elektronicznych są dopuszczalne i na co trzeba uważać.

Podstawa prawna: eIDAS i Kodeks cywilny

W Polsce i całej Unii Europejskiej zasady stosowania podpisów elektronicznych reguluje Rozporządzenie eIDAS (nr 910/2014). Zgodnie z jego art. 25 ust. 1, podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego wyłącznie dlatego, że ma on postać elektroniczną lub nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Z kolei Kodeks cywilny (art. 78¹) stanowi wprost, że złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej jest równoważne z zachowaniem formy pisemnej, jeśli zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Umowy zlecenia co do zasady nie wymagają formy pisemnej (art. 734-751 KC), więc i wymagania wobec podpisu są tu niższe.

Trzy rodzaje podpisów elektronicznych: który wybrać?

eIDAS wyróżnia trzy poziomy podpisów elektronicznych:

• Zwykły podpis elektroniczny (Simple Electronic Signature, SES): np. zaznaczenie checkboxa, wpisanie imienia i nazwiska w formularzu, skan podpisu odręcznego. Najniższy poziom bezpieczeństwa.
• Zaawansowany podpis elektroniczny (Advanced Electronic Signature, AES): powiązany z podpisującym w unikalny sposób, umożliwia jego identyfikację, tworzony przy użyciu danych, nad którymi podpisujący sprawuje wyłączną kontrolę (np. kody SMS, biometria). Taki podpis oferuje m.in. Autenti.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (Qualified Electronic Signature, QES): wymaga certyfikatu wydanego przez zaufany urząd certyfikacji (np. Certum, EuroCert) i urządzenia kryptograficznego (karty, tokeny). Najwyższy poziom, odpowiednik notarialny.

Dla umowy zlecenia QES nie jest wymagany. Firmy korzystają zwykle z AES (Autenti, DocuSign, Adobe Acrobat Sign), który w zupełności wystarcza i zapewnia odpowiedni poziom dowodowy. Więcej o różnicach między AES, QES a formą pisemną piszemy w przewodniku o prawnej ważności e-podpisu w Polsce w 2026 r.

Autenti AES: jak to działa w praktyce?

Autenti to polska platforma do podpisywania dokumentów elektronicznie, certyfikowana zgodnie z eIDAS. Jej zaawansowany podpis elektroniczny (AES) działa następująco:

1. Zleceniobiorca otrzymuje dokument do podpisania na e-mail lub przez link
2. Weryfikuje swoją tożsamość przez kod SMS wysłany na telefon albo przez logowanie bankowe (ePUAP, Mojebank)
3. Składa podpis elektroniczny, a Autenti generuje bezpieczny certyfikat powiązany z numerem telefonu lub kontem bankowym podpisującego
4. Dokument trafia do archiwum z pełnym audit trailem: kto, kiedy, z jakiego IP i w jaki sposób się uwierzytelnił

Ten audit trail jest kluczowy z perspektywy dowodowej. W razie sporu sądowego stanowi mocny dowód na zawarcie umowy.

Kiedy e-podpis NIE wystarczy?

Warto znać wyjątki. E-podpis w formie AES nie zastąpi podpisu odręcznego lub QES w przypadku:

• Umów o pracę, gdzie art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymaga formy dokumentowej (pisemnej), choć QES jest tu równoważny
• Umów, dla których prawo wymaga formy aktu notarialnego (np. przeniesienie własności nieruchomości)
• Pełnomocnictwa notarialnego
• Weksli i czeków

Umowa zlecenia, umowa o dzieło, kontrakt B2B: we wszystkich tych przypadkach AES w pełni wystarczy.

Onboardly + Autenti: e-podpis wbudowany w onboarding

Onboardly integruje się natywnie z Autenti, dzięki czemu cały proces, od zebrania danych osobowych, przez KYC, aż po podpisanie umowy, odbywa się w jednym miejscu. Zleceniobiorca nie musi pobierać żadnej aplikacji ani mieć wcześniej profilu Autenti. Podpisana umowa to zresztą tylko jeden z dokumentów wymaganych przy zatrudnieniu.

Proces wygląda następująco:

1. Firma inicjuje onboarding i wybiera szablon umowy zlecenia
2. System automatycznie wypełnia umowę danymi zebranymi podczas onboardingu
3. Zleceniobiorca otrzymuje link i podpisuje dokument przez Autenti AES (weryfikacja SMS)
4. Obie strony otrzymują podpisany PDF z certyfikatem eIDAS
5. Dokument trafia do archiwum Onboardly z pełnym audit trailem

Cały proces zajmuje mniej niż 5 minut i spełnia wszystkie wymogi prawne dla umów cywilnoprawnych w Polsce. Ma to szczególne znaczenie przy onboardingu sezonowym w gastronomii i handlu, gdzie trzeba zatrudnić wielu ludzi w krótkim czasie.