Katarzyna Wrona, kadry i płace w Onboardly. Odkąd zaczęłam mówić klientom, że w ogłoszeniu trzeba już podać widełki, słyszę dwa pytania na zmianę: „czy to naprawdę obowiązuje", a zaraz potem „to teraz muszę pokazać całej firmie, kto ile zarabia?". Odpowiedź na pierwsze brzmi tak, na drugie nie. Wokół jawności wynagrodzeń narosło sporo mieszania faktów z tym, co dopiero ma nadejść, więc rozłożę to na części. Osobno rzeczy, które działają dziś, i osobno te, które przyjdą później.
Skąd się to wszystko wzięło
Punktem wyjścia jest unijna dyrektywa o jawności i równości wynagrodzeń, przyjęta w maju 2023 roku. Jej sens jest prosty: za tę samą pracę kobieta i mężczyzna mają dostawać tyle samo, a żeby dało się to sprawdzić, płace muszą przestać być tematem tabu. Państwa członkowskie dostały czas na wdrożenie do 7 czerwca 2026 roku. To znaczy, że do tej daty Polska ma przełożyć dyrektywę na własne przepisy.
Tu pojawia się rzecz, którą trzeba dobrze zrozumieć. Wdrożenie idzie u nas dwutorowo. Część obowiązków, tych rekrutacyjnych, weszła już wcześniej, bo zmieniono Kodeks pracy. Reszta, ta cięższa dla działów kadr, przyjdzie odrębną ustawą wdrożeniową, która wciąż jest w toku legislacyjnym. Dlatego firma może dziś łamać przepisy w ogłoszeniu o pracę, choć o raportowaniu luki płacowej jeszcze nikt jej nie pyta.
Co obowiązuje już teraz, od 24 grudnia 2025
Od 24 grudnia 2025 roku w Kodeksie pracy działają trzy konkretne obowiązki na etapie rekrutacji. Nie są to zapowiedzi ani plany. To reguły, których pilnuje się od pierwszego ogłoszenia, jakie firma publikuje.
Pierwszy: widełki płacowe dla kandydata. Pracodawca musi podać osobie ubiegającej się o pracę początkową wysokość wynagrodzenia albo jego przedział, i to zanim dojdzie do rozmowy. W praktyce najprościej wpisać widełki wprost do ogłoszenia. Jeśli ktoś ich tam nie umieszcza, powinien przekazać tę informację kandydatowi przed rozmową kwalifikacyjną. Koniec z „porozmawiamy o pieniądzach na spotkaniu". Kwota lub przedział mają być znane z góry.
Drugi: zakaz pytania o zarobki u poprzedniego pracodawcy. Podczas rekrutacji nie wolno pytać kandydata, ile zarabiał wcześniej. To pytanie, które przez lata padało niemal na każdej rozmowie, teraz jest po prostu niedozwolone. Chodzi o to, żeby nowa pensja wynikała z wartości stanowiska, a nie z tego, jak nisko ktoś był opłacany w poprzedniej firmie. Warto przejrzeć swój arkusz rozmowy rekrutacyjnej i wykreślić to pytanie, jeśli wciąż tam jest.
Trzeci: neutralne płciowo nazwy stanowisk. Ogłoszenie i sam proces rekrutacji mają być prowadzone w sposób niedyskryminujący, także w warstwie językowej. Nazwa stanowiska nie powinna sugerować, że firma szuka wyłącznie kobiety albo wyłącznie mężczyzny. To pozornie drobiazg, ale inspektor patrzy dziś także na język ogłoszeń.
Te trzy rzeczy łączy jedno: dotyczą ludzi, których jeszcze nie zatrudniłaś. Dlatego zmiana zaczyna się w rekrutacji, a nie w kadrach. Jeśli chcesz uporządkować też sam moment zatrudnienia, opisałam to szerzej w tekście o dokumentach przy zatrudnieniu w 2026.
Co dojdzie później, przez odrębną ustawę
Tu wchodzimy w część, której na dziś jeszcze nie ma w przepisach, ale która nadchodzi. Rząd przygotowuje odrębną ustawę wdrożeniową (projekt oznaczony jako UC127). Realnie zacznie ona działać około 2027 roku, więc jest czas, żeby się przygotować. Zwłaszcza że to właśnie te obowiązki najmocniej dotkną działy kadr i płac.
Raportowanie luki płacowej. Więksi pracodawcy będą musieli okresowo raportować różnicę w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. To nie jest deklaracja dobrej woli, tylko liczba, którą trzeba policzyć i pokazać. Firma, która dziś w ogóle nie wie, jak wygląda jej rozkład płac wewnątrz stanowisk, będzie miała twardy problem, gdy nagle trzeba będzie tę liczbę podać.
Wspólna ocena wynagrodzeń. To najbardziej wymagający mechanizm i lubię go tłumaczyć na trzech warunkach, bo obowiązek uruchamia się dopiero wtedy, gdy zajdą wszystkie naraz:
- raport wykaże co najmniej 5 procent różnicy między wynagrodzeniem kobiet i mężczyzn w danej kategorii pracowników,
- pracodawca nie potrafi tej różnicy uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami,
- różnica nie zostanie usunięta w ciągu 6 miesięcy od przedstawienia raportu.
Dopiero spełnienie wszystkich trzech przesłanek uruchamia obowiązek przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń wraz z przedstawicielami pracowników. Innymi słowy: sama różnica 5 procent nie jest przestępstwem. Problemem staje się różnica, której nie umiesz wytłumaczyć i której nie naprawiasz. To ważne rozróżnienie, bo wielu pracodawców boi się samej liczby, a liczy się przede wszystkim to, czy stoi za nią sensowne kryterium.
Pokażę to na prostym przykładzie. Załóżmy, że w kategorii „specjalista obsługi klienta" kobiety zarabiają średnio 6 procent mniej niż mężczyźni. Sama liczba wygląda groźnie. Ale jeśli okazuje się, że różnica bierze się z dłuższego stażu i wyższych kwalifikacji części zatrudnionych, a te kryteria firma stosuje tak samo wobec wszystkich, to jest to uzasadnienie obiektywne i neutralne płciowo. Kłopot zaczyna się dopiero wtedy, gdy dwie osoby robią dokładnie to samo, mają ten sam staż i te same kompetencje, a mimo to jedna dostaje mniej. Wtedy nie ma czym różnicy wytłumaczyć i to jest sytuacja, którą trzeba naprawić.
Prawo pracownika do informacji. Zatrudniony będzie mógł zapytać o kryteria, według których ustala się wynagrodzenia i awanse płacowe na jego stanowisku, i dostać odpowiedź. To nie oznacza, że każdy pozna pensję kolegi z biurka obok. Oznacza, że firma musi umieć powiedzieć, od czego zależy wynagrodzenie i ścieżka jego wzrostu. A żeby to powiedzieć, musi to najpierw mieć spisane.
Co robić już teraz, żeby nie gonić w ostatniej chwili
Dobra wiadomość jest taka, że przygotowanie się do części „przyszłej" w dużej mierze pokrywa się z tym, co i tak trzeba zrobić dla części „obecnej". Trzy ruchy, które zalecam każdemu klientowi, kolejno od najprostszego.
Dawaj widełki w każdym ogłoszeniu. To już obowiązek, więc zacznij od najłatwiejszego. Ustal przedział dla każdego rekrutowanego stanowiska i wpisz go do ogłoszenia. Przy okazji sprawdzasz, czy widełki dla podobnych ról są spójne, bo jeśli dwie osoby robią to samo, a masz dla nich zupełnie inne przedziały, to jest pierwszy sygnał, że warto się przyjrzeć.
Przejrzyj nazwy stanowisk. Zrób prostą tabelę wszystkich stanowisk w firmie i wykreśl te formy, które sugerują płeć. Jednocześnie sprawdź, czy nazwy odpowiadają realnym zakresom obowiązków, bo to przyda się, gdy trzeba będzie grupować pracowników w kategorie do porównania płac.
Uporządkuj i spisz kryteria wynagradzania. To najważniejszy i najbardziej pracochłonny krok, dlatego zostawiam go na koniec. Odpowiedz na papierze, od czego zależy pensja na danym stanowisku: doświadczenie, zakres odpowiedzialności, kwalifikacje, wyniki. Jeśli te kryteria są jasne, obiektywne i takie same dla kobiet i mężczyzn, to nawet ewentualna różnica w płacach ma uzasadnienie. A to właśnie uzasadnienie decyduje, czy firma wpadnie w obowiązek wspólnej oceny, czy nie.
Te same porządki przydają się przy innych zmianach w prawie pracy, które szykują się na ten rok. Zebrałam je w tekście o zmianach ZUS dla zleceniobiorców w 2026, bo część firm zatrudnia mieszankę umów i warto patrzeć na to razem.
Kto powinien zająć się tym w pierwszej kolejności
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe albo obsługujesz kadry dla kilku firm, to Ty jesteś osobą, która najszybciej zauważy problem w ogłoszeniach klienta. Warto samemu wyjść z tematem, zanim klient przyjdzie zdziwiony po pierwszym telefonie z pytaniem, dlaczego w jego ogłoszeniu nie ma kwoty. Krótka checklista dla klienta, złożona z trzech obecnych obowiązków, robi dobre wrażenie i realnie chroni przed wpadką.
A jeśli u siebie chcesz mieć porządek zanim ktokolwiek zapuka, dokumentacja i przejrzyste procesy to fundament. O tym, jak wygląda taka gotowość w praktyce, pisałam w poradniku o tym, jak przygotować się na kontrolę PIP w 2026.
Chcesz mieć spójne widełki i porządek w dokumentach zespołu?
Onboardly pilnuje kompletności dokumentacji, ujednolica proces zatrudnienia i pokazuje stan całej firmy w jednym miejscu. Zobacz, jak to działa na Twoich pracownikach w 14-dniowym trialu. Zajrzyj do dokumentacji →
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zakres i terminy obowiązków wynikających z dyrektywy o jawności wynagrodzeń zależą od ostatecznego kształtu ustawy wdrożeniowej; przed wdrożeniem konkretnych rozwiązań skonsultuj się z radcą prawnym lub specjalistą kadrowo-płacowym.