Agencja pracy tymczasowej a onboarding: jak zarządzać setkami pracowników?

Agencja pracy tymczasowej i jej wyjątkowe wymagania HR

Agencja pracy tymczasowej (APT) działa w dość nietypowym modelu. Z jednej strony zatrudnia pracowników na umowę o pracę tymczasową albo zlecenie, z drugiej kieruje ich do pracodawców użytkowników. W praktyce oznacza to, że APT musi wprowadzić pracownika do własnych struktur i równocześnie zebrać wymagania konkretnego pracodawcy użytkownika: PPE, stanowisko, lokalizację, BHP, narzędzia pracy.

Przy wolumenie od 200 do 500 nowych pracowników miesięcznie, a tyle ma typowa średnia agencja obsługująca choćby logistykę, ręczny onboarding po prostu przestaje być wykonalny.

Wymogi prawne dla APT

Agencje pracy tymczasowej muszą spełniać kilka szczególnych warunków:

• Wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ), art. 18 ustawy o promocji zatrudnienia
• Umowa o pracę tymczasową na piśmie, zawarta przed skierowaniem do PU (art. 9 ustawy o APT)
• Informacja o PU: nazwa, siedziba, warunki pracy, BHP, PPE
• Obowiązki BHP wobec pracownika tymczasowego spoczywają na PU (art. 14 ustawy)
• Limit czasu pracy tymczasowej: 18 miesięcy u jednego PU w ciągu 36 miesięcy

Trójstronny przepływ dokumentów

W modelu APT dokumenty krążą między trzema stronami:

1. Pracownik → APT: kwestionariusz osobowy, PESEL, dokumenty kwalifikacyjne, KYC
2. APT → ZUS/US: zgłoszenie ZUA, DRA, deklaracje podatkowe
3. APT ↔ PU: umowa o skierowanie, informacja o warunkach pracy, BHP, PPE

Onboardly obsługuje pierwszy i drugi przepływ, a przy okazji rozliczanie pracowników per klient. Integracja z systemem PU jest możliwa przez API albo eksport CSV/KEDU.

Multi-tenant, czyli jeden panel dla wielu PU

To funkcja, która dla APT robi największą różnicę. Model multi-tenant daje Ci:

• Osobne konto dla każdego pracodawcy użytkownika, z jego logo, szablonami umów i wymaganiami
• Centralny panel APT z widokiem na wszystkich pracowników wszystkich PU
• Raportowanie zbiorcze, czyli ile onboardingów w danym miesiącu i dla których PU
• Automatyczne wysyłanie dokumentów do właściwego archiwum PU

Masowe onboardingi w praktyce

Wyobraź sobie agencję obsługującą magazyn e-commerce, która dostaje zlecenie w skali zbliżonej do wdrożenia Workflex na 126 pracowników: 80 nowych osób na przyszły tydzień. Po staremu oznacza to pięć osób z HR przez pięć dni albo zwyczajny chaos. Z Onboardly wygląda to inaczej:

1. HR generuje 80 linków onboardingowych jednym kliknięciem (bulk send)
2. Każdy pracownik dostaje SMS z linkiem i wypełnia go sam w około 12 minut
3. System pokazuje postęp na żywo: "67/80 ukończonych"
4. Brakujące 13 osób dostaje automatyczny reminder po 24 godzinach
5. Na koniec zbiorczy KEDU XML z 80 osobami, gotowy do importu do Płatnika

Cudzoziemcy, kluczowy segment dla APT

Agencje pracy tymczasowej to najwięksi pracodawcy cudzoziemców w Polsce, zwłaszcza przy onboardingu sezonowym w HoReCa i handlu. Onboarding cudzoziemca wymaga weryfikacji zezwolenia na pracę albo oświadczenia o powierzeniu pracy, karty pobytu lub wizy, a przy niektórych dokumentach także tłumaczeń. System KYC Onboardly obsługuje dokumenty tożsamości z ponad 200 krajów, sam rozpoznaje typ dokumentu i sprawdza datę ważności.

Compliance z ustawą o APT

Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. 2003 nr 166 poz. 1608 ze zm.) wymaga między innymi poinformowania pracownika tymczasowego o:

• Nazwie i siedzibie pracodawcy użytkownika
• Uzgodnionym czasie pracy tymczasowej
• Rodzaju pracy i warunkach zatrudnienia

W Onboardly dołączysz te informacje jako dodatkowy ekran w przebiegu onboardingu. Pracownik potwierdza zapoznanie, podpisuje cyfrowo, a Ty masz na to dowód.