Krótka odpowiedź: agencja outsourcingu potrzebuje pięciu kroków w jednym systemie: (1) godziny lub kwoty do wypłaty per pracownik, (2) listy płac, (3) rozliczenie per klient/projekt z prowizją i kwotą do faktury, (4) paczka przelewów do banku, (5) faktura dla każdego klienta. Rozbicie tego na Excel, bank i program księgowy to właśnie te 30–40 godzin miesięcznie, które zjadają marżę.
Krok po kroku
1. Godziny i kwoty
Pracownicy raportują godziny w portalu (albo HR wpisuje kwoty netto do wypłaty zbiorczo), klient końcowy akceptuje raport. Raport otwarty do korekty nie wchodzi do rozliczenia — to eliminuje "przypadkowe" kwoty na fakturze.
2. Listy płac
Jeden klik generuje listy dla wszystkich: zlecenia, etaty, studenci (bez ZUS i PIT — wiek liczony z PESEL), cudzoziemcy. W modelu SoCap system liczy od umówionej kwoty netto podział na Listę 1 (ozusowaną) i Listę 2 (pozostały przychód wg rozp. MPiPS) — co do grosza zgodnie z listami biura księgowego.
3. Rozliczenie per klient/projekt
Każdy klient końcowy dostaje własne rozliczenie: suma wynagrodzeń jego pracowników + ZUS pracodawcy + prowizja agencji = kwota DO FAKTURY. Drafty zatwierdza się per projekt — bo klientów rozlicza się osobno, nie "całym miesiącem".
4. Paczka przelewów
Plik Elixir-0 (.pli) importowany do bankowości: 150+ przelewów jednym plikiem, kwoty 1:1 z listami, rachunki walidowane sumą kontrolną. Błędne konto nie trafia do paczki — trafia na listę do wyjaśnienia.
5. Faktura
Dla każdego klienta jednym przyciskiem przez API (Fakturownia lub Saldeo) — na kwotę z rozliczenia, z NIP-em i adresem z kartoteki.
Ile to trwa naprawdę
Case study Workflex 1: 126 pracowników, 13 klientów, 15 projektów — cały cykl miesięczny zamyka jeden operator w jedno popołudnie (~3 godziny), wobec szacowanych 30–40 godzin procesu ręcznego. To około 90% mniej czasu na administrację.