Katarzyna Wrona, kadry i płace w Onboardly. Zanim trafiłam do software'u, siedziałam po drugiej stronie: obsługiwałam kadry dla kilkunastu firm naraz. Znam ten moment, kiedy właściciel biura mówi „bierzemy kolejnego klienta", a Ty w głowie liczysz nie stawkę, tylko ile godzin przepisywania danych to oznacza. Bo prawda jest taka, że w biurze rachunkowym rzadko brakuje wiedzy. Brakuje rąk do rzeczy, których nikt nie powinien robić ręcznie. Ten tekst jest o tym, jak przesunąć ten sufit, żeby ta sama ekipa udźwignęła znacznie więcej klientów.
Gdzie naprawdę jest wąskie gardło
Kiedy pytam kadrowe, co zjada im dzień, prawie nigdy nie słyszę „interpretacja przepisów". Słyszę coś zupełnie innego: gonienie pracowników klienta o skany, przepisywanie tych samych danych z kwestionariusza do programu kadrowego, pilnowanie czy zgłoszenie do ZUS poszło na czas, składanie listy płac z danych, które spływają w ostatniej chwili i w pięciu różnych formatach.
To jest praca powtarzalna. Nie wymaga eksperckiej głowy, wymaga cierpliwości i odporności na literówki. I właśnie dlatego skaluje się fatalnie. Każdy nowy klient to nowa porcja tych samych czynności, więc dorzucenie klientów najczęściej oznacza dorzucenie etatu. A etat w kadrach to dziś nie tylko koszt, to jeszcze rekrutacja i wdrożenie kogoś, kto zrobi robotę zdolną do zautomatyzowania.
Jest jeszcze druga strona tej samej monety, o której mało kto mówi na głos. Powtarzalna praca nie tylko zajmuje czas, ona wypala ludzi. Dobra kadrowa, która przez cały dzień przepisuje dane z kwestionariuszy, prędzej czy później zaczyna się rozglądać za miejscem, gdzie robi coś ciekawszego. Automatyzacja tej warstwy to więc nie tylko oszczędność godzin, to też sposób na zatrzymanie ludzi, których i tak trudno dziś znaleźć.
Odwróćmy więc pytanie. Zamiast „ilu ludzi potrzebuję na dziesięciu nowych klientów", zapytajmy „ile z tej pracy w ogóle musi dotykać człowiek". Odpowiedź bywa zaskakująca, bo zwykle okazuje się, że większość czynności przy jednym zatrudnieniu to przekładanie tych samych danych z miejsca w miejsce.
Onboarding pracownika, który robi się sam
Najwięcej ręcznej roboty siedzi na starcie, przy zatrudnianiu. Klasycznie wygląda to tak: pracownik klienta przysyła zdjęcia dokumentów, ktoś w biurze je odczytuje, wklepuje dane, generuje umowę, wysyła do podpisu, czeka, przypomina, dostaje skan z powrotem i dopiero wtedy zakłada teczkę.
W Onboardly ten łańcuch przechodzi na drugą stronę. Pracownik klienta dostaje link, otwiera go na telefonie i sam przechodzi przez proces: wpisuje swoje dane, przechodzi weryfikację tożsamości (KYC), podpisuje umowę elektronicznie. Kadrowa nie przepisuje niczego. Dane wpadają od razu ustrukturyzowane, bo to pracownik je wprowadził, a system tylko sprawdził ich poprawność i kompletność.
Zmiana jest prosta do policzenia. Jeśli jedno zatrudnienie kosztowało Cię trzydzieści minut klikania, a teraz kosztuje pięć minut sprawdzenia, to przy klientach z rotacją odzyskujesz godziny tygodniowo. Te godziny nie znikają, one po prostu przestają być zajęte i można je oddać kolejnemu klientowi.
Dochodzi jeszcze jedna rzecz, którą doceniają zwłaszcza biura obsługujące gastronomię, handel czy magazyny. Tam pracownik zaczyna często z dnia na dzień, a formalności muszą być gotowe, zanim wejdzie na zmianę. Kiedy proces jest samoobsługowy i idzie z telefonu, pracownik załatwia swoją część wieczorem albo w drodze, a Ty rano masz komplet, zamiast gonić ludzi w godzinach, w których i tak masz najwięcej zgłoszeń. Presja czasu przestaje spadać na kadrową.
Zgłoszenie ZUS i eksport, czyli koniec podwójnego wpisywania
Drugie miejsce, gdzie ucieka czas, to przenoszenie danych między systemami. Dane raz wpisane w formularzu i tak trzeba było wklepać do programu kadrowego, a potem jeszcze zadbać o zgłoszenie do ZUS. Trzy razy ta sama informacja, trzy okazje do pomyłki.
Onboardly zgłasza pracownika do ZUS automatycznie, generując plik w formacie KEDU, który wczytasz do Płatnika. Nie ma ręcznego wypełniania ZUA. A dane pracownika wyeksportujesz do programu kadrowego biura, obsługujemy Optimę, enova365 i Symfonię, albo po prostu do CSV, jeśli wolisz zaimportować po swojemu. Piszę o tym szczegółowo w tekście o eksporcie do programów kadrowych, bo to dla biura kluczowa część układanki.
Chodzi o to, żeby dane wprowadzono raz, u źródła, przez samego pracownika, a potem tylko płynęły dalej. Bez przepisywania. Zniknięcie podwójnego wpisywania to nie tylko oszczędność czasu, to też mniej korekt, mniej zgłoszeń po terminie i mniej tłumaczenia klientowi, skąd wzięła się literówka w numerze rachunku.
Warto zatrzymać się przy błędach, bo w skali biura to one bywają droższe niż sam czas. Każde ręczne przepisanie to szansa na pomyłkę w numerze PESEL, kodzie tytułu ubezpieczenia czy dacie zatrudnienia. Taki błąd rzadko wychodzi od razu, częściej odkrywa się go przy korekcie deklaracji albo, w gorszym wariancie, przy kontroli. Kiedy dane wprowadza raz sam pracownik i system pilnuje ich formatu, ta cała klasa problemów po prostu maleje. Mniej pożarów do gaszenia to kolejny fragment czasu, który odzyskujesz na obsługę większej liczby klientów.
API, kiedy masz już własne narzędzia
Część biur nie chce zmieniać całego świata, tylko podłączyć Onboardly do tego, czym już pracuje. Do tego jest API. Możesz pobierać dane pracowników, listy, statusy dokumentów i wpinać je we własny system, panel dla klienta albo automatyzację, którą już zbudowałeś. Rozpisałam praktyczne scenariusze w artykule o integracji Onboardly z kadrami i ZUS przez API.
Dla biura z ambicjami technicznymi to ważne, bo pozwala zautomatyzować dokładnie ten fragment, który u Ciebie jest wąskim gardłem, i zostawić resztę bez zmian. Nie musisz przestawiać całego zespołu na nowo. Podpinasz jeden strumień danych i już nie klikasz go ręcznie. W praktyce widzę, że biura zaczynają od jednej rzeczy, na przykład od automatycznego pobierania statusów dokumentów, a dopiero potem podpinają kolejne. To zdrowe podejście, bo automatyzację wdraża się warstwami, a każda warstwa od razu oddaje trochę czasu.
Rozliczanie i fakturowanie per klient
Im więcej klientów, tym większy bałagan w tym, kto ile pracy generuje i za co właściwie wystawiasz fakturę. Onboardly rozdziela dane per klient, więc widzisz osobno każdy podmiot: ilu ma pracowników, ile zatrudnień w miesiącu, jaki wolumen dokumentów. Na tej podstawie fakturujesz wprost za faktyczny zakres obsługi, a nie z pamięci albo ryczałtem, który po pół roku przestaje się zgadzać z rzeczywistością.
Ten porządek jest szczególnie ważny w modelu agencyjnym i przy outsourcingu pracowniczym, gdzie jeden pracodawca formalny obsługuje wielu klientów końcowych. Rozbiłam ten mechanizm na czynniki pierwsze w tekście o rozliczaniu pracowników per klient w agencji outsourcingu. Dla właściciela biura to prosta korzyść: rozliczenie jest przejrzyste, a rozmowa o cenie opiera się na liczbach, nie na wrażeniach.
Skąd bierze się te 3x
Nie obiecuję magii i nie lubię okrągłych haseł, więc pokażę mechanizm. Jeśli obsługa jednego klienta składała się w większości z czynności ręcznych, a Ty zdejmujesz z ekipy onboarding, przepisywanie danych, zgłoszenia ZUS i część układania list płac, to zwalniasz największy pochłaniacz godzin. Zostaje praca, która naprawdę wymaga kadrowej: nietypowe przypadki, decyzje, kontakt z klientem, kontrola jakości.
Ta praca skaluje się dużo lepiej niż klikanie, bo jeden doświadczony człowiek ogarnie wyjątki dla wielu klientów naraz. Dlatego ta sama ekipa, która dziś ledwo domyka kilkunastu klientów, po zdjęciu powtarzalnej obsługi jest w stanie prowadzić ich wielokrotnie więcej. To nie jest trik, to arytmetyka czasu: usuwasz zadania liczone w godzinach na klienta i zostawiasz te liczone w minutach.
Realny efekt zależy od tego, jak dużo Twojej obecnej pracy było ręczne. Biuro z dużą rotacją pracowników u klientów zyska najwięcej, bo tam onboarding jest ciągły. Biuro obsługujące stabilne, małe zespoły zyska mniej na starcie, ale i tak odzyska czas na zgłoszeniach i eksportach. Warto to policzyć na własnych liczbach, zanim uwierzysz komukolwiek na słowo.
Jeśli dopiero układasz proces przyjmowania nowych klientów do biura, zebrałam osobno dobre praktyki w tekście o onboardingu klientów w biurze rachunkowym. To dobre miejsce, żeby zacząć, bo automatyzacja działa najlepiej wtedy, gdy sam proces jest poukładany.
Policz, ilu klientów udźwignie Twoja obecna ekipa
Onboardly zdejmuje z biura onboarding pracowników, zgłoszenia ZUS i przepisywanie danych, a rozlicza wszystko per klient. Sprawdź to na własnym portfelu w 14-dniowym trialu. Zajrzyj do dokumentacji →
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani księgowej. Zakres automatyzacji zależy od struktury Twojego biura, formy zatrudnienia obsługiwanych pracowników i używanego programu kadrowego; realne oszczędności czasu warto zweryfikować na własnych danych.