Biuro rachunkowe jako centrum onboardingu
Wiele małych i średnich firm oddaje kadry i płace w outsourcing, powierzając obsługę biuru rachunkowemu. W praktyce to pracownicy biura zbierają dane nowych osób, wypełniają ZUS ZUA, przygotowują umowy i pilnują archiwizacji. Przy kilkudziesięciu klientach i sezonowych skokach zatrudnienia (gastronomia, logistyka, e-commerce) potrafi się z tego zrobić setki onboardingów miesięcznie.
Tradycyjny przepływ wygląda mniej więcej tak: klient wysyła skan umowy, CV albo papierowy kwestionariusz (najczęściej niepełny), pracownik biura przepisuje dane do systemu, dzwoni do klienta w sprawie braków, zgłasza do ZUS i na końcu archiwizuje papier. Na każdym z tych kroków może się coś posypać, a każdy błąd to opóźnienie.
Największe problemy biur rachunkowych przy onboardingu
- Brakujące dane. Klienci przysyłają niekompletne kwestionariusze, a biuro traci czas na dopytywanie przez telefon czy mail
- Niespójne formaty danych. Każdy klient ma swój szablon, więc biuro ręcznie mapuje dane do swojego systemu
- Błędy przy przepisywaniu. Literówka w PESEL, dacie czy numerze konta oznacza korektę ZUS i opóźnioną wypłatę
- Brak podpisanych dokumentów. Klienci często wysyłają dane, zanim umowa zostanie podpisana, i potem nie wiadomo, czy w ogóle doszła do skutku
- Archiwizacja papierowa. Zajmuje fizyczne miejsce i utrudnia dostęp do dokumentów
Model z Onboardly: pracownik sam wypełnia dane
Zamiast przepuszczać dane przez klienta, Onboardly stawia na model bezpośredni: biuro rachunkowe wysyła link onboardingowy wprost do pracownika. Pracownik sam wpisuje wszystkie dane z telefonu, potwierdza tożsamość i podpisuje umowę. Do biura wraca komplet zwalidowanych danych, gotowych do importu.
Tryb multi-tenant pozwala obsługiwać wielu klientów z jednego panelu. Każdy klient ma własny branding, własne szablony umów i własną bazę pracowników, a biuro trzyma to wszystko w jednym miejscu. Dzięki temu ten sam zespół obsłuży nawet trzy razy więcej klientów bez powiększania etatów.
Eksport danych do programów kadrowych
Onboardly generuje pliki eksportowe zgodne z najpopularniejszymi systemami, z których korzystają biura rachunkowe w Polsce. Cały proces opisaliśmy w przewodniku po eksporcie do programów kadrowych:
- KEDU XML, format importowany przez Płatnik, e-Płatnik, Optima, Symfonia, enova365, Gratyfikant GT
- CSV, uniwersalny import do dowolnego systemu
- PDF dokumentów, kompletny pakiet: kwestionariusz, oświadczenia PIT, umowa z podpisem, zgłoszenie ZUS
Biuro nie przepisuje niczego ręcznie. Importuje gotowy plik i sprawdza tylko, czy wszystko się zgadza. Bardziej zaawansowane biura mogą pójść o krok dalej i wykorzystać API Onboardly do integracji z kadrami i ZUS.
Kalkulacja oszczędności dla biura rachunkowego
Weźmy przykładowe biuro: 20 firm, łącznie 80 nowych pracowników miesięcznie w sezonie wakacyjnym.
| Czynność | Ręcznie (h) | Onboardly (h) |
|---|---|---|
| Zebranie danych od klienta / pracownika | 1,5h/os | 0,1h/os |
| Przepisanie do systemu + ZUS ZUA | 0,5h/os | 0h (auto) |
| Archiwizacja i scan dokumentów | 0,3h/os | 0h (auto) |
| Łącznie na 80 osób/mies. | 184h | 8h |
Przy stawce pracownika biura 55 PLN/h oszczędność wychodzi około 9 680 PLN miesięcznie na samym czasie pracy. W skali roku to jakieś 116 000 PLN.
Jak wdrożyć Onboardly w biurze rachunkowym?
- Rejestracja konta i konfiguracja profilu biura (logo, dane, NIP)
- Dodanie klientów jako osobnych firm (każdy klient = osobny tenant w systemie)
- Upload szablonów umów dla każdego klienta (Word z polami merge lub Onboardly builder)
- Wysłanie pierwszego linku onboardingowego, pracownik wypełnia go samodzielnie
- Po zakończeniu: pobranie KEDU XML i import do systemu kadrowego klienta
Cały setup zajmuje 1 do 2 godzin. Pierwsze onboardingi ruszają od razu.
Plan Growth dla biur rachunkowych
Multi-tenant, cudzoziemcy bez dopłat, eksport KEDU, chat support 24h. Od 299 PLN/mies. plus 39 PLN za onboarding. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce, 14 dni trial gratis.