Problem z ręcznym przepisywaniem danych
Po zakończeniu onboardingu pracownika HR ma komplet danych — kwestionariusz, PESEL, adres, oświadczenia ZUS. Teraz czeka go najtrudniejsza część tradycyjnego procesu: ręczne przepisanie tych danych do programu kadrowego. Płatnik, enova365, Optima czy Symfonia — każdy z tych systemów wymaga wprowadzenia tych samych informacji, które pracownik już wypełnił w kwestionariuszu. Błąd przy przepisywaniu jednej cyfry w PESEL oznacza korektę ZUS, odsetki i dodatkową pracę.
Czym jest format KEDU?
KEDU (Kolektor i Eksporter Dokumentów Ubezpieczeniowych) to standardowy format XML opracowany przez ZUS, który pozwala na import i eksport dokumentów ubezpieczeniowych między różnymi programami kadrowymi. Obsługują go praktycznie wszystkie polskie systemy kadrowo-płacowe:
- Płatnik / e-Płatnik — oficjalne oprogramowanie ZUS
- enova365 (Soneta) — import przez moduł Kadry i Płace
- Comarch Optima — import przez Kadry i Płace (HR)
- Symfonia Kadry i Płace (Sage)
- Gratyfikant GT
- R2 Płatnik
- WF-Gang, WF-FaKir
Co zawiera plik KEDU XML?
Plik KEDU generowany po onboardingu w Onboardly zawiera:
- Dane identyfikacyjne zleceniobiorcy (PESEL, imię, nazwisko, data urodzenia)
- Adres zamieszkania i zameldowania
- Tytuł ubezpieczenia i kody ubezpieczenia (04 11x / 04 12x)
- Datę rozpoczęcia ubezpieczenia
- Podstawę wymiaru składek (wynagrodzenie z umowy)
- Informację o wybraniu lub rezygnacji z ubezpieczenia chorobowego
- Dane pracodawcy (NIP, REGON, nazwa)
Plik jest gotowy do bezpośredniego importu — bez żadnych modyfikacji.
Jak wygląda import do Płatnika?
- Otwórz Płatnik i wybierz: Plik → Importuj dane
- Wybierz format: KEDU XML
- Wskaż pobrany plik z Onboardly (np.
zua-jan-kowalski-2026-06.xml) - Płatnik wyświetli podgląd importowanych danych do weryfikacji
- Zatwierdź import — dokumenty ZUA są gotowe do wysłania do ZUS
Cały proces zajmuje 2–3 minuty zamiast 30 minut ręcznego wypełniania.
Import do enova365
enova365 (Soneta) obsługuje import KEDU przez moduł Kadry i Płace:
- Menu: Narzędzia → Import danych → Import KEDU
- Wybierz plik XML
- System zaimportuje pracownika z pełnymi danymi ubezpieczeniowymi
- Uzupełnij ewentualnie dane kadrowe (stanowisko, dział, centrum kosztów)
Import do Comarch Optima
W Optimie (HR/Kadry i Płace):
- Płace i Kadry → Pracownicy → Importuj pracowników
- Format: KEDU lub CSV (Optima ma własny format CSV, Onboardly generuje oba)
- Mapowanie pól następuje automatycznie przy standardowym formacie
Format CSV — alternatywa dla systemów bez obsługi KEDU
Dla systemów, które nie obsługują KEDU XML, Onboardly generuje również plik CSV z kolumnami zgodnymi ze standardem popularnych systemów. Kolumny to m.in.: imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, adres, kod pocztowy, miasto, kraj, numer konta, data zatrudnienia, rodzaj umowy, wynagrodzenie brutto, kody ZUS.
Co z biurem rachunkowym?
Jeśli kadrę prowadzi biuro rachunkowe, Onboardly pozwala na:
- Automatyczne wysyłanie wygenerowanego pakietu dokumentów (PDF + KEDU XML) na e-mail biura po zakończeniu onboardingu
- Dostęp biura do portalu jako "partner" — biuro widzi wszystkich pracowników klienta i może pobierać pliki bez angażowania klienta
- Eksport zbiorczy — np. wszyscy nowi pracownicy z danego miesiąca w jednym pliku KEDU
Zero przepisywania — dane idą prosto do systemu
Onboardly generuje KEDU XML i CSV automatycznie po zakończeniu onboardingu. Import do Płatnika, enovy lub Optimy zajmuje 2 minuty. Sprawdź w 14-dniowym trialu.