126 pracowników, jedno popołudnie w miesiącu. Tak Workflex rozlicza kadry w Onboardly

Katarzyna Wrona, kadry i płace w Onboardly. Rzadko pytacie mnie o funkcje. Zwykle chcecie dowodu: „pokaż mi kogoś, kto naprawdę tak pracuje”. No to pokazuję. Bohaterem jest agencja outsourcingu procesowego Workflex 1, która obsługuje gastro i retail. Zamknięcie całego miesiąca kadrowo-płacowego skrócili z maratonu rozłożonego na kilka dni do jednego popołudnia. Pełną wersję, z liczbami i schematami, znajdziesz na stronie case study Workflex. Tutaj opowiem ją po ludzku, oczami osoby od kadr.

Skala, o której mówimy

• 126 pracowników w systemie: zlecenia, etaty i studenci w jednym panelu.
• 13 klientów końcowych w 15 projektach, każdy rozliczany osobno.
• 1200+ dokumentów w e-teczkach.
• 1 operator zamyka cały miesiąc.

Około 60 ze 126 osób to cudzoziemcy: Polska, Ukraina, Nepal i kilka innych narodowości. To nie jest „prosty” payroll. To dokładnie taki poziom złożoności, przy którym ręczna robota zaczyna się sypać.

Jak wyglądał miesiąc PRZED Onboardly

Znam to z autopsji, z wcześniejszych miejsc pracy, więc nie muszę niczego zgadywać:

• Około 130 maili i telefonów w poszukiwaniu godzin pracowników.
• Ręczne listy płac w trzech wariantach umów: zlecenia, etaty, studenci.
• Ponad 150 przelewów wpisywanych ręcznie w bankowości.
• 13 faktur wystawianych ręcznie, z przepisywaniem kwot.

Każdy z tych punktów to osobne źródło błędu. I osobny wieczór po godzinach.

Jak wygląda miesiąc TERAZ. Pięć kroków

1. Godziny i kwoty. HR wpisuje godziny albo kwoty do wypłaty. Najczęściej dzieje się to jeszcze prościej: pracownicy raportują godziny w portalu, a klienci końcowi zatwierdzają je online. Bez maili, bez arkuszy.
2. Jeden klik: „Generuj miesiąc”. System tworzy listy płac w modelu SoCap. Lista 1 to podstawa ozusowana, Lista 2 to pozostały przychód wg rozporządzenia MPiPS, z pełnymi składowymi per pracownik. PDF wychodzi w formacie księgowym, jak z ERP, gotowy do akt.
3. Rozliczenie per klient i projekt. Operator zatwierdza drafty projekt po projekcie. Suma do faktury liczy się sama: koszt całkowity pracodawcy plus prowizja, osobno dla każdego z 13 klientów.
4. Paczka przelewów do banku. Jeden plik .pli (Elixir) do zaczytania w bankowości. Kwoty co do grosza zgadzają się z listami płac, a przelewy trafiają na wcześniej zwalidowane konta.
5. Faktury z API. Faktura dla każdego klienta wystawia się przez API jednym przyciskiem. Koniec z ręcznym wystawianiem 13 faktur co miesiąc.

Co pilnuje system, żeby nie musiała pilnować tego kadrowa

• Wiek i ulgi liczone z PESEL. System sam rozpoznaje wiek, ulgę dla młodych czy status studenta. Składki i podatek liczą się właściwie, bez ręcznych flag.
• Walidacja kont bankowych. Numery rachunków sprawdzamy przy wprowadzaniu, więc paczka przelewów nie wyjdzie z błędnym kontem.
• Cudzoziemcy: trzy ścieżki legalizacji. Obywatele Ukrainy dostają powiadomienie w 7 dni, kraje trzecie potrzebują zezwolenia przed startem, a UE obywa się bez zezwoleń. E-teczka pilnuje właściwej checklisty dla każdej ścieżki. Więcej o tym piszę w artykule o ścieżkach legalizacji w Onboardly.
• Zgodność co do grosza. Wyliczenia list płac przeszły weryfikację z biurem księgowym i kwoty zgadzają się miesiąc po miesiącu.
• Kontroling per klient i projekt. Koszty i marże widać od ręki, bez osobnych arkuszy.

Efekt: około 90% mniej czasu na rozliczenia

Najważniejsza liczba w tej historii to nie 126 ani 13. To ~90% mniej czasu, jaki HR i kadry poświęcają na zamknięcie miesiąca. Nie stoi za tym żadna magiczna funkcja. Stoi za tym prosta rzecz: dane wprowadzone raz przy onboardingu żyją dalej same, przez listy płac, przelewy i faktury. Operator nie „robi payroll”. On go zatwierdza.

Dane pochodzą z realnego wdrożenia Workflex 1. Efekty zależą od skali i struktury zatrudnienia w danej organizacji.