Katarzyna Wrona, kadry i płace w Onboardly. Przez lata mówiłam ludziom przy zleceniu to samo, co słyszeli ode mnie wszyscy: „ten okres nie liczy się do stażu pracy". Ktoś przepracował trzy lata na zleceniu, przechodził na etat i startował od zera. Do urlopu, do jubileuszu, do wszystkiego. Od 2026 roku to się zmienia i chcę Ci na spokojnie pokazać, co to naprawdę oznacza dla firmy, która zatrudnia.
Co dokładnie się zmienia
Zasada jest prosta w sformułowaniu, a duża w skutkach. Okresy pracy na umowie zlecenia, a także na innych umowach objętych obowiązkiem ubezpieczeń społecznych (na przykład prowadzenie jednoosobowej działalności, czyli B2B), wliczają się teraz do ogólnego stażu pracy. Liczy się to, że od danego okresu odprowadzano składki, a nie to, jaki był tytuł prawny współpracy.
Dotąd staż budowały głównie umowy o pracę. Osoba, która całą karierę przepracowała na zleceniach, formalnie miała staż zerowy, mimo że realnie pracowała kilkanaście lat. Ministerstwo szacuje, że na nowych zasadach skorzysta nawet 3 miliony osób. To nie jest kosmetyczna poprawka, to zmiana, która dotknie sporą część rynku.
Kiedy to wchodzi
Zmiana wchodzi etapami, więc warto zapamiętać dwie daty. Sektor publiczny stosuje nowe zasady od 1 stycznia 2026 roku. Pracodawcy prywatni od 1 maja 2026 roku. Jeśli prowadzisz firmę spoza sfery budżetowej, Twoim punktem odniesienia jest maj.
W praktyce oznacza to, że od tego momentu pracownik może przyjść z zaświadczeniami dokumentującymi wcześniejsze okresy zlecenia i poprosić o przeliczenie uprawnień. I ma do tego pełne prawo.
Na co wpływa staż pracy
Staż to nie abstrakcja. Od niego zależy kilka konkretnych rzeczy, które kosztują firmę pieniądze albo zmieniają obowiązki wobec pracownika. Najważniejsze z nich to:
- Wymiar urlopu wypoczynkowego. Po przekroczeniu 10 lat stażu urlop rośnie z 20 do 26 dni. Osoba z długim stażem na zleceniu może teraz szybciej wskoczyć na wyższy wymiar.
- Dodatek stażowy. Tam, gdzie obowiązuje (regulamin wynagradzania, układ zbiorowy, sfera budżetowa), jego wysokość zależy wprost od lat pracy.
- Nagroda jubileuszowa. Wypłacana za osiągnięcie kolejnych progów stażowych. Doliczenie zlecenia potrafi przesunąć próg jubileuszu bliżej.
- Długość okresu wypowiedzenia. Przy umowie o pracę wypowiedzenie zależy od stażu u danego pracodawcy, ale przepisy o zaliczaniu okresów mają tu znaczenie i warto pilnować, jak liczysz te terminy.
Zwróć uwagę: to działa też na Twoją korzyść jako pracodawcy w tym sensie, że masz jasną, jednolitą regułę. Koniec z gimnastyką, kiedy ktoś przychodzi z mieszaną historią zatrudnienia. Trzeba tylko mieć papiery.
Kto dokumentuje staż i czym
I tu dochodzimy do sedna dla działu kadr. Ciężar udokumentowania stażu leży po stronie pracownika, ale to Ty jako pracodawca te dokumenty przyjmujesz, weryfikujesz i na ich podstawie przeliczasz uprawnienia. Pracownik przynosi zaświadczenia od zleceniodawców albo dokumenty z ZUS potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom. Twoim zadaniem jest sprawdzić, czy okresy się nie nakładają, czy daty się zgadzają i czy zaświadczenie faktycznie potwierdza to, co pracownik deklaruje.
To realna nowa praca w kadrach. Przy jednym pracowniku to kwadrans, przy kilkudziesięciu osobach z pomieszaną historią zatrudnienia robi się z tego projekt. Dlatego mówię wprost: uporządkuj dokumentację, zanim posypią się wnioski o przeliczenie. To ta sama higiena, o której pisałam przy okazji dokumentów przy zatrudnieniu w 2026. Kompletna teczka od pierwszego dnia oszczędza potem tygodnie szukania.
Zlecenie w 2026: dwie liczby, które warto mieć w głowie
Skoro rozmawiamy o zleceniu, przypomnę stawki na ten rok, bo często się mylą. Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenia w 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto i obowiązuje przez cały rok, bez podziału na dwa progi. Minimalne wynagrodzenie za pracę na etacie to 4806 zł brutto. Trzymaj te liczby pod ręką, bo od nich zależy poprawność wielu rozliczeń, a błąd tutaj to jeden z pierwszych punktów, które sprawdza kontrola.
Zmiany składkowe wokół zlecenia opisałam osobno, bo temat jest szerszy niż sam staż: zajrzyj do tekstu o zmianach ZUS dla zleceniobiorców w 2026. Wliczanie stażu to jeden element większej układanki, w której zlecenie coraz bardziej przypomina etat pod względem obowiązków.
Dlaczego to temat na kontrolę PIP
Państwowa Inspekcja Pracy patrzy na to, czy uprawnienia pracownicze są naliczane zgodnie z przepisami. Zaniżony urlop, pominięty dodatek, źle policzony okres wypowiedzenia to są dokładnie te sprawy, które inspektor potrafi wychwycić w kilka minut, jeśli dokumentacja jest niespójna. A nowe zasady o zaliczaniu zlecenia oznaczają, że starych nawyków „zlecenie się nie liczy" już nie da się obronić.
Przy zleceniach kontrola i tak lubi wchodzić głębiej, bo sprawdza granicę między zleceniem a stosunkiem pracy. Więcej o tym, na co konkretnie zwraca uwagę inspektor, znajdziesz w tekstach o kontroli PIP przy umowie zlecenia oraz o tym, jak przygotować się na kontrolę PIP w 2026. Polecam przeczytać oba, zanim inspektor zapuka, a nie w trakcie wizyty.
Co zrobić w firmie już teraz
Jeśli miałabym Ci dać plan działania na najbliższe tygodnie, wyglądałby tak. Przejrzyj obecny zespół i wyłap osoby, które wcześniej pracowały u Ciebie lub gdzie indziej na zleceniu, bo to one najpewniej złożą wnioski o przeliczenie. Przygotuj prosty sposób przyjmowania zaświadczeń o stażu, żeby nie wpadały luzem do maila i nie ginęły. Ustal, kto w firmie weryfikuje te okresy i przelicza urlop oraz pozostałe uprawnienia. I na koniec uporządkuj dokumentację, tak żeby dla każdej osoby dało się szybko odtworzyć, na jakiej podstawie policzyłeś jej staż. Gdyby przyszła kontrola, właśnie o to zapyta.
W Onboardly ta ostatnia część dzieje się sama. Zbieramy i porządkujemy dokumenty pracownika w e-teczce, więc zaświadczenia o stażu, umowy i orzeczenia mają jedno miejsce, są opisane i łatwe do odszukania. Kiedy pracownik przynosi papier potwierdzający wcześniejsze zlecenie, dokładasz go do teczki i zawsze wiesz, na czym stoisz z jego uprawnieniami. Bez segregatorów, bez arkusza, w którym połowa dat jest wpisana z pamięci.
Chcesz mieć staż i dokumenty każdego pracownika w jednym miejscu?
Onboardly zbiera zaświadczenia o stażu, umowy i orzeczenia w uporządkowanej e-teczce, więc przeliczenie uprawnień zajmuje minuty, a nie dni. Sprawdź to na własnym zespole. Zajrzyj do dokumentacji →
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani kadrowej. Zakres uprawnień zależnych od stażu oraz sposób dokumentowania okresów zależą od formy zatrudnienia i wewnętrznych regulacji pracodawcy; w razie wątpliwości skonsultuj konkretny przypadek z doradcą.