Katarzyna Wrona, kadry i płace w Onboardly. Przez ostatni rok temat legalizacji cudzoziemców wracał do mnie w każdej rozmowie z klientami. Powód jest prosty: nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców razem z aktami wykonawczymi przewróciła do góry nogami sposób, w jaki załatwia się formalności. Zniknęły papierowe wnioski w okienku urzędu, doszły nowe obowiązki zgłoszeniowe, a opłaty poszły ostro w górę. Zebrałam w jednym miejscu wszystko, co dział kadr i każda agencja pracy musi wiedzieć, żeby nie obudzić się z unieważnionym oświadczeniem albo karą za spóźnione zgłoszenie.
Trzy daty, które warto zapamiętać
Zmiany nie weszły jednego dnia. Ustawodawca rozłożył je na etapy, a każdy z nich dotyczy innego obszaru. Dla porządku trzymam się trzech dat granicznych: 1 czerwca 2025, 1 grudnia 2025 oraz 5 marca 2026. Pierwsza przebudowała procedurę, druga podniosła koszty i zawęziła katalog krajów, trzecia dotknęła obywateli Ukrainy. Omówię je po kolei, bo to najwygodniejszy sposób, żeby zobaczyć, co się właściwie zmieniło i kiedy.
Od 1 czerwca 2025: koniec papieru, wszystko przez praca.gov.pl
To jest zmiana, którą kadry poczuły najmocniej. Od tego dnia wszystkie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi oraz wnioski o zezwolenie na pracę składa się wyłącznie elektronicznie, przez portal praca.gov.pl. Nie ma już wariantu, w którym drukujesz komplet, jedziesz do powiatowego urzędu pracy i zostawiasz papier w okienku. Cała ścieżka jest cyfrowa: składasz, podpisujesz elektronicznie, śledzisz status i odbierasz decyzję w tym samym systemie.
Dla firm, które robiły to sporadycznie, oznacza to jedno: trzeba mieć poukładane konto na portalu i sprawny podpis elektroniczny albo profil zaufany osoby, która składa dokumenty w imieniu pracodawcy. Bez tego utkniesz na starcie. Warto to sprawdzić zanim pojawi się pilny wakat do obsadzenia, a nie w dniu, w którym kandydat już czeka.
Druga duża rzecz z tej daty to likwidacja tak zwanego testu rynku pracy, czyli informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych. Wcześniej przy wielu stanowiskach pracodawca musiał najpierw wykazać, że nie znalazł lokalnego kandydata. Ten etap zniknął dla stanowisk, na których nie ma dostępnych osób z rynku lokalnego. W praktyce skraca to procedurę o tygodnie oczekiwania i eliminuje jeden formalny krok, który potrafił zablokować rekrutację.
W zamian za uproszczenie ustawodawca dołożył dyscyplinę zgłoszeniową. Pracodawca ma obowiązek poinformować urząd zarówno o rozpoczęciu, jak i o zakończeniu pracy cudzoziemca, i to w ściśle określonych terminach. Nie jest to formalność, którą można odłożyć na koniec miesiąca. Co ważne, zawiadomienie o wcześniejszym zakończeniu pracy unieważnia oświadczenie. Jeśli więc pracownik odszedł, a Ty zgłosiłeś ten fakt, oświadczenie przestaje działać i nie da się na jego podstawie ponownie kogoś zatrudnić bez nowej ścieżki.
To pułapka, w którą łatwo wpaść przy dużej rotacji. Widziałam już sytuacje, w których firma zgłosiła zakończenie pracy jednej osoby, a potem chciała na tym samym oświadczeniu wprowadzić kolejną. Tak to nie działa. Każde zgłoszenie ma konsekwencje i trzeba je robić świadomie, z pełną wiedzą, co dokument uruchamia albo wygasza.
Od 1 grudnia 2025: wyższe opłaty i Gruzja poza procedurą uproszczoną
Druga fala zmian uderzyła w portfel. Opłata za złożenie oświadczenia o powierzeniu pracy oraz za wniosek o zezwolenie na pracę wzrosła ze 100 zł do 400 zł. To czterokrotny skok. Dla pojedynczego zatrudnienia różnica jest odczuwalna, ale dla agencji, która obsługuje dziesiątki albo setki cudzoziemców rocznie, to już poważna pozycja w budżecie, którą trzeba było przeliczyć od nowa i wpisać do kalkulacji kosztów usługi.
Jeżeli rozliczasz koszty legalizacji z klientem końcowym, to jest moment, żeby zaktualizować cennik i umowy. Stawka 100 zł przestała obowiązywać i utrzymywanie jej w wycenie oznacza dokładanie do każdego zatrudnienia z własnej kieszeni.
Druga zmiana z tej daty dotyczy katalogu krajów objętych uproszczoną procedurą oświadczeniową. Gruzja została z niego usunięta. Obywatele Gruzji nie mogą już być zatrudniani na podstawie samego oświadczenia o powierzeniu pracy w ramach tej ścieżki. Dla firm, które opierały rekrutację na pracownikach z tego kraju, oznacza to przejście na inną, bardziej wymagającą podstawę legalizacji zatrudnienia, zwykle zezwolenie na pracę. To dłuższa i droższa droga, więc warto sprawdzić, ilu obecnych i planowanych pracowników ta zmiana obejmuje.
Od 5 marca 2026: zmiany dla obywateli Ukrainy
Trzecia data dotyczy najliczniejszej grupy cudzoziemców na polskim rynku pracy. Od 5 marca 2026 weszły zmiany w przepisach dotyczących obywateli Ukrainy. To obszar, który zmieniał się kilkukrotnie w ostatnich latach, więc każda firma zatrudniająca pracowników z Ukrainy powinna zweryfikować, czy dotychczasowe podstawy legalności pobytu i pracy są nadal aktualne po tej dacie.
Nie chcę tu podawać uproszczonych recept, bo sytuacja każdego pracownika bywa inna: liczy się podstawa pobytu, data wjazdu, wcześniejsze zgłoszenia i to, czy ktoś korzysta ze szczególnych rozwiązań. Zasada, którą powtarzam klientom, jest jedna: przy obywatelach Ukrainy nie zakładaj, że skoro coś działało w zeszłym roku, to działa dalej. Sprawdzaj status przy każdej zmianie przepisów. Praktyczny rozkład dokumentów i terminów dla tej grupy opisałam osobno w tekście o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w 2026.
Oświadczenie czy zezwolenie: dwie ścieżki, które łatwo pomylić
Skoro obie zmiany kosztowe dotknęły oświadczenia i zezwolenia, warto krótko przypomnieć, czym te dokumenty się różnią, bo w rozmowach z klientami widzę, że granica bywa zamazana. Oświadczenie o powierzeniu pracy to szybsza, prostsza podstawa dostępna dla obywateli wybranych krajów objętych procedurą uproszczoną. Zezwolenie na pracę to droga pełna, którą stosuje się między innymi wtedy, gdy dany kraj z tej uproszczonej listy wypadł, tak jak stało się z Gruzją.
W praktyce oznacza to, że jedna zmiana w katalogu krajów potrafi przenieść całą grupę pracowników z tańszej i szybszej ścieżki na tę wolniejszą i bardziej wymagającą. Dlatego przy każdym nowym zatrudnieniu zaczynam od pytania o obywatelstwo i dopiero potem dobieram podstawę. Odwrotna kolejność, czyli założenie z góry, że pójdziemy oświadczeniem, kończy się poprawianiem dokumentów w połowie procesu.
Co to realnie znaczy dla działu kadr
Jeśli zejdziemy z poziomu przepisów na poziom codziennej pracy, wnioski układają się w trzy hasła.
- Wszystko cyfrowo. Ścieżka papierowa się skończyła. Konto na praca.gov.pl, sprawny podpis elektroniczny lub profil zaufany i osoba, która wie, jak obsłużyć portal, to dziś minimum. Bez tego nie złożysz nawet najprostszego oświadczenia.
- Dyscyplina terminów. Zgłoszenie rozpoczęcia i zakończenia pracy w wyznaczonym czasie przestało być kosmetyką. Spóźnienie albo brak zgłoszenia to realne ryzyko dla firmy, a przy zakończeniu pracy trzeba pamiętać, że zawiadomienie unieważnia oświadczenie.
- Wyższe koszty. 400 zł zamiast 100 zł za oświadczenie lub wniosek o zezwolenie, plus przejście części pracowników na droższe podstawy po zawężeniu katalogu krajów. To trzeba mieć w budżecie i w wycenie usługi.
Sumarycznie procedura jest szybsza tam, gdzie zniknął test rynku pracy, ale wymaga więcej pilnowania i więcej pieniędzy. To nie jest sprzeczność, tylko przesunięcie ciężaru: mniej biurokracji na starcie, więcej odpowiedzialności w trakcie zatrudnienia.
Gdzie tu jest Onboardly i gdzie go nie ma
Chcę być wobec Ciebie uczciwa, bo to ważne dla dobrego rozumienia całości. Onboardly nie składa za Ciebie oświadczeń ani wniosków w praca.gov.pl. Zgłoszenie do urzędu, rozpoczęcia i zakończenia pracy, robi pracodawca albo jego pełnomocnik na portalu, bo to czynność urzędowa i tam musi zostać wykonana.
To, co bierzemy na siebie, to porządek wokół tej czynności. Onboardly prowadzi teczkę legalizacyjną każdego cudzoziemca: gromadzi tytuł do pracy, dokument pobytowy, paszport i pozostałe dokumenty w jednym miejscu, powiązane z konkretną osobą. Pilnujemy dat ważności, więc karta pobytu, zezwolenie na pracę czy paszport nie wygasną Ci po cichu. System sygnalizuje zbliżający się termin zanim dokument straci ważność, a nie po fakcie, kiedy pracownik pracuje już na nieaktualnej podstawie.
Dzięki temu masz jasny podział ról. Sam akt zgłoszenia na portalu leży po stronie pracodawcy, a kompletność teczki, przypomnienia o terminach i gotowość na kontrolę leżą po stronie Onboardly. Jak układamy bramkę legalizacyjną i portal partnera dla cudzoziemca, opisałam w tekście o ścieżce legalizacji cudzoziemca w Onboardly. Cały proces przyjęcia obcokrajowca krok po kroku pokazuję z kolei w przewodniku o onboardingu cudzoziemca w Polsce w 2026.
Od czego zacząć jeszcze dziś
Jeśli miałabym dać Ci krótką listę na najbliższy tydzień, wyglądałaby tak. Sprawdź, czy masz aktywne konto na praca.gov.pl i kto w firmie potrafi na nim pracować. Przejrzyj obecnych pracowników pod kątem obywatelstwa i podstawy legalizacji, ze szczególną uwagą na osoby z Gruzji i Ukrainy. Zaktualizuj budżet i wyceny o nową opłatę 400 zł. Na koniec ustaw sobie sposób pilnowania terminów zgłoszeń, bo to tu najłatwiej o kosztowny błąd. Reszta to już konsekwentne trzymanie się procedury.
Zatrudniasz cudzoziemców i gubisz się w terminach dokumentów?
Onboardly prowadzi teczkę legalizacyjną każdego pracownika i pilnuje dat ważności kart pobytu, zezwoleń i paszportów, żeby żadna podstawa nie wygasła po cichu. Zgłoszenia do urzędu zostają po Twojej stronie, porządek i przypomnienia po naszej. Sprawdź to na własnym zespole w 14-dniowym trialu. Zajrzyj do dokumentacji →
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zakres obowiązków i procedur zależy od obywatelstwa, podstawy pobytu i formy zatrudnienia cudzoziemca, a przepisy bywają nowelizowane; przed decyzją zweryfikuj aktualny stan prawny lub skonsultuj się z pełnomocnikiem. Onboardly nie składa oświadczeń ani wniosków w praca.gov.pl w imieniu pracodawcy.