Baza wiedzy · E-teczka pracownika
E-teczka pracownika – co to jest i co musi zawierać?
Definicja
E-teczka pracownika to elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej, równoważna prawnie wersji papierowej od 2019 r. (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Obejmuje akta osobowe (części A–E) oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i musi zapewniać integralność, poufność i dostępność dokumentów przez cały okres przechowywania (10 lat po ustaniu zatrudnienia dla zatrudnionych od 2019 r.).
Co musi zawierać
Kwestionariusze osobowe, umowę i aneksy, potwierdzenia szkoleń BHP, orzeczenia lekarskie, dokumenty ZUS (zgłoszenia, PIT-2), a dla cudzoziemców – kopię dokumentu pobytowego i tytuł do pracy. Zakres różni się per ścieżka: student przedstawia legitymację, kierowca kod 95, pracownik gastro sanepid.
Ryzyko przy kontroli
Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej to wykroczenie z art. 281 §1 Kodeksu pracy – grzywna od 1 000 do 30 000 zł. Przy kontroli ZUS braki w dokumentach zgłoszeniowych skutkują korektami składek wstecz.
Jak to działa w Onboardly
Onboardly prowadzi e-teczki z automatyczną checklistą per ścieżka zatrudnienia (zlecenie/etat/student/cudzoziemiec), szyfrowaniem AES-256 i raportem braków; przy 100% kompletności wystawia pieczątkę audytu KIKB. Brakujące dokumenty pracownik uzupełnia sam przez link e-mail.
Powiązane hasła: Kwestionariusz osobowy · Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy