E-teczka w 2026: czy elektroniczne akta osobowe są legalne i jak je prowadzić

Katarzyna Wrona, kadry i płace w Onboardly. Najczęstsze pytanie, jakie słyszę od biur rachunkowych i działów HR, brzmi tak samo od lat: „ale czy my w ogóle możemy trzymać akta osobowe wyłącznie w komputerze, bez papieru?". Odpowiedź jest krótka. Tak, możecie. Elektroniczna teczka pracownika jest legalna, równoważna papierowej i coraz częściej po prostu wygodniejsza. Problem w tym, że „legalna" nie znaczy „byle jak zeskanowana i wrzucona na dysk". Są konkretne wymogi, które trzeba spełnić, żeby e-teczka broniła się na kontroli. W tym tekście przechodzę je po kolei.

Papier i plik są równoważne. Naprawdę

Podstawa prawna nie jest żadną nowością. Kodeks pracy w art. 94(1) i kolejnych wprost dopuszcza prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej. Do tego dochodzi rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązujące od 2019 roku, które opisuje szczegóły techniczne obu form. Ustawodawca postawił sprawę jasno: obie postaci są równoważne. Nie ma czegoś takiego jak „gorszy" plik i „lepszy" segregator.

To oznacza, że pracodawca sam decyduje, w jakiej formie prowadzi akta. Może mieć część pracowników na papierze, a część elektronicznie, choć w praktyce znacznie łatwiej trzymać jeden spójny standard dla całego zespołu. Kontrola nie zapyta „dlaczego elektronicznie". Zapyta „czy elektronicznie zrobione dobrze". I tu zaczyna się właściwa robota.

Struktura akt: części A, B, C, D i nowa E

Elektroniczna forma nie zwalnia z porządku. Akta osobowe dalej dzielą się na części, tyle że zamiast fizycznych przekładek masz foldery i metadane. Podział wygląda następująco:

• Część A: dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli między innymi kwestionariusz osobowy kandydata i skierowanie na badania wstępne.
• Część B: dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, w tym umowa, zakres obowiązków, potwierdzenie szkolenia BHP, oświadczenia podatkowe.
• Część C: dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, na czele ze świadectwem pracy.
• Część D: dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub inną odpowiedzialnością przewidzianą w odrębnych przepisach, czyli kary.
• Część E: od 2023 roku osobna część na dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Część E to stosunkowo świeży dodatek i zdarza mi się widzieć akta, które o niej „zapomniały". W e-teczce to akurat prosty problem do rozwiązania, bo strukturę tworzy system, a nie ręka kadrowej dokładająca kolejną koszulkę do segregatora.

Czego wymaga forma elektroniczna

Rozporządzenie precyzyjnie opisuje warunki, jakie musi spełniać dokumentacja prowadzona cyfrowo. Nie wystarczy skan. Kluczowe wymogi to:

• Zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i zniszczeniem. Kopie zapasowe, redundancja, kontrola dostępu do infrastruktury. Awaria dysku nie może oznaczać utraty akt.
• Ochrona przed dostępem osób nieuprawnionych. Do teczki zagląda tylko ten, kto ma do tego tytuł. System loguje, kto i kiedy otwierał dokument.
• Integralność treści. Musi być pewność, że dokument nie został po cichu podmieniony. Temu służą metadane opisujące każdy plik: rodzaj dokumentu, data wytworzenia, identyfikator.
• Czytelność przez cały okres przechowywania. Format pliku ma być trwały, a dokument możliwy do odczytania także za dziesięć lat.
• Możliwość wydania kopii. Na żądanie pracownika trzeba umieć wygenerować i przekazać kopię dokumentacji.

Osobna kwestia to sposób, w jaki dokument w ogóle trafia do teczki jako wiarygodny. Skan papierowego oryginału wymaga potwierdzenia zgodności z tym oryginałem. Dokument podpisany elektronicznie jest natomiast cyfrowy od samego początku, co upraszcza cały łańcuch. O tym, które podpisy mają moc prawną i jak to działa w praktyce, pisałam w tekście o e-podpisie w Polsce w 2026.

Przez ile lat trzeba to trzymać

Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi co do zasady 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Skrócenie z dawnych 50 lat do 10 było możliwe właśnie dzięki e-aktom i elektronicznemu raportowaniu do ZUS. Dla starszych zatrudnień zasady bywają inne i zależą od tego, czy pracodawca złożył odpowiednie dokumenty do ZUS, więc tu warto sprawdzić konkretny przypadek zamiast zakładać jedną datę dla wszystkich.

Dziesięć lat to dużo. Przez ten czas format ma pozostać czytelny, a dostęp kontrolowany. Papierowy segregator przez dekadę blaknie, ginie przy przeprowadzce biura i puchnie. Dobrze prowadzona e-teczka po prostu trwa.

Zmiana z papieru na plik: jeden krok, o którym się zapomina

Jeśli firma ma już teczki papierowe i chce przejść na elektroniczne, to nie jest tak, że po prostu skanuje wszystko i wyrzuca segregatory. Przepisy przewidują konkretną procedurę. Pracodawca musi poinformować pracowników o zmianie postaci dokumentacji oraz o możliwości odbioru poprzedniej wersji, czyli papierowych oryginałów. Pracownik ma na odbiór określony czas. Dopiero gdy tego nie zrobi, poprzednią postać można zniszczyć.

To detal, który łatwo pominąć, a bez niego cała migracja jest wadliwa. Sam skan bez powiadomienia i bez oferty zwrotu papieru nie zamyka sprawy. W praktyce oznacza to jedno pismo do każdego pracownika i odnotowanie, że informacja została przekazana.

E-teczka a RODO: mniej danych, nie więcej

Cyfrowa forma nie zwalnia z zasady minimalizacji. Wręcz przeciwnie, ułatwia jej pilnowanie. W aktach trzymamy tylko to, co jest potrzebne do zatrudnienia i wynika z przepisów. Klasyczny błąd, który wciąż spotykam, to kopia dowodu osobistego wgrana „na wszelki wypadek". Nie wolno jej przechowywać. Dane z dokumentu przepisujemy do kwestionariusza, a tożsamość potwierdzamy inaczej. Rozwinęłam ten wątek w artykule o RODO w onboardingu pracownika.

Kontrola dostępu, o której pisałam wyżej, jest jednocześnie wymogiem rozporządzenia i realizacją RODO. Kiedy system pokazuje, kto otwierał teczkę, masz gotowy dowód rozliczalności, którego przy papierze praktycznie nie da się odtworzyć.

Dlaczego warto, a nie tylko dlaczego wolno

Legalność to jedno. Korzyść operacyjna to drugie, i to ona przekonuje kadrowe najszybciej. Dobrze prowadzona e-teczka daje kilka rzeczy naraz:

• Dostęp od ręki. Dokument znajdujesz w kilka sekund, także zdalnie. Nie jedziesz do archiwum.
• Gotowość na kontrolę, również zdalną. Inspektor coraz częściej prosi o dokumenty w formie elektronicznej. Masz je uporządkowane od razu.
• Koniec z zaginięciami. Plik nie wypada z segregatora i nie zostaje na biurku kolegi.
• Pilnowanie terminów. Badania, szkolenia BHP, zezwolenia i karty pobytu mają daty ważności, które system monitoruje i sygnalizuje z wyprzedzeniem.

To ostatnie jest moim zdaniem najważniejsze. Papier o niczym nie przypomni. Elektroniczne akta mogą pilnować kompletności za Ciebie, jeśli tylko są prowadzone w narzędziu, które to potrafi.

Jak e-teczkę prowadzi Onboardly

W Onboardly teczka powstaje sama, w trakcie onboardingu. Pracownik przechodzi przez proces cyfrowo, podpisuje dokumenty elektronicznie, a system od razu układa je we właściwych częściach akt, dopina metadane i datę wytworzenia. Nie ma etapu „ktoś potem to poukłada", bo struktura jest gotowa od pierwszego dokumentu.

Do tego dochodzi warstwa kompletności. System wie, jaki komplet dokumentów jest wymagany przy danej umowie i branży, więc od razu widać, czego brakuje i co niedługo straci ważność. Pełen zakres dokumentów przy zatrudnieniu opisałam w osobnym poradniku o dokumentach przy zatrudnieniu w 2026, a to, jak Onboardly wyłapuje każdy brak i przygotowuje raport na kontrolę, znajdziesz w tekście o kompletności dokumentów i pieczątce KIKB. E-teczka i kontrola kompletności to u nas dwie strony tej samej monety.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zakres wymogów zależy od formy zatrudnienia, daty nawiązania stosunku pracy i konkretnej sytuacji firmy; w razie wątpliwości co do okresu przechowywania lub migracji z papieru na formę elektroniczną skonsultuj się z radcą prawnym lub kadrą.