Katarzyna Wrona, kadry i płace w Onboardly. Odkąd temat KSeF wrócił na dobre, dostaję to samo pytanie w kółko: „czy my na pewno zdążymy". Widzę przy tym sporo nerwów, a często niepotrzebnie, bo pod hasłem strasznej rewolucji kryje się głównie zmiana sposobu, w jaki faktury krążą między firmami a fiskusem. Napisałam ten tekst tak, żeby po jego przeczytaniu wiedzieć dokładnie dwie rzeczy: kiedy KSeF Cię dotyczy i co przygotować, jeśli rozliczasz ludzi, prowadzisz agencję albo obsługujesz klientów w biurze rachunkowym.
Co to jest KSeF i dlaczego nagle wszyscy o nim mówią
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą wystawia się i odbiera faktury w ustrukturyzowanej formie. Zamiast wysyłać PDF mailem, wprowadzasz fakturę do KSeF, a odbiorca pobiera ją z tego samego systemu. Faktura dostaje swój numer w bazie i od tej chwili to KSeF jest oficjalnym miejscem, gdzie dokument żyje. Do tej pory korzystanie z niego było dobrowolne. W 2026 przestaje być.
Dla osoby od kadr i płac brzmi to trochę nie z mojej działki, ale związek jest prosty. Każda usługa, którą Twoja firma sprzedaje albo kupuje, kończy się fakturą. Rozliczenie z klientem za obsługę pracowników, faktura od biura rachunkowego, koszt platformy kadrowej, wynagrodzenie agencji za outsourcing, wszystko to dokumenty, które od 2026 muszą przejść przez KSeF. Płace liczymy dalej tak samo, ale to, jak fakturujemy usługę wokół nich, zmienia się realnie.
Harmonogram, który trzeba znać na pamięć
Wdrożenie jest etapowe i to najważniejsza wiadomość dla większości małych i średnich firm. Nie wszyscy wchodzą tego samego dnia. Rozbijam to na daty, bo od nich zależy, co robisz i kiedy:
- Od 1 lutego 2026: duże firmy, czyli te o wartości sprzedaży powyżej 200 mln zł, mają obowiązek wystawiać faktury w KSeF. Tego samego dnia wchodzi też druga rzecz dotycząca absolutnie wszystkich: każdy przedsiębiorca musi już odbierać e-faktury w KSeF. Nawet jeśli sam nie masz jeszcze obowiązku wystawiania, Twoi więksi kontrahenci będą Ci wrzucać faktury tą drogą, więc musisz umieć je stamtąd pobrać.
- Od 1 kwietnia 2026: obowiązek wystawiania i odbierania obejmuje pozostałych przedsiębiorców. To moment, w którym większość agencji, firm zatrudniających i biur rachunkowych wchodzi do systemu na pełnych zasadach.
- Od 1 stycznia 2027: dochodzą najmniejsze firmy, dla których faktura nie przekracza 450 zł za dokument, a miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. To najmniejsza skala, dlatego dostała najwięcej czasu.
Zapamiętaj przede wszystkim luty i kwiecień. Luty to data, od której musisz odbierać e-faktury, choćbyś był jednoosobową działalnością. Kwiecień to data, od której zwykła firma zatrudniająca ludzi zaczyna też wystawiać faktury przez KSeF.
Co to znaczy dla firmy, która zatrudnia ludzi
Jeśli prowadzisz restaurację, sieć punktów albo dowolny biznes z załogą, KSeF dotyka Cię z dwóch stron. Po pierwsze odbierasz faktury kosztowe: za usługi kadrowe, za oprogramowanie, za obsługę księgową, za outsourcing części zespołu. Te dokumenty od lutego 2026 przychodzą przez KSeF, więc ktoś w firmie musi wiedzieć, gdzie po nie sięgnąć i jak zaksięgować je w terminie. Po drugie, jeśli refakturujesz koszty albo sam wystawiasz faktury za swoje usługi, od kwietnia robisz to również tą drogą.
W praktyce najczęściej deleguje się to do biura rachunkowego albo do systemu, który już wystawia faktury. Ważne, żeby nie potraktować tego jako „coś, co samo się zrobi". Warto teraz sprawdzić, kto w firmie ma dostęp do KSeF, kto pobiera faktury i czy Twój program do fakturowania jest z systemem zintegrowany.
Jest jeszcze jedna sprawa, o której łatwo zapomnieć przy natłoku pracy. Data wpływu faktury zaczyna być liczona od momentu, w którym dokument pojawia się w KSeF, a nie od chwili, gdy ktoś otworzy maila. Jeśli więc nikt regularnie nie zagląda do systemu, faktura kosztowa potrafi cicho przeleżeć swoje, a termin płatności i tak biegnie. Dlatego przy zespole, który rotuje i generuje sporo dokumentów, dobrze jest ustalić prosty rytm: kto i jak często pobiera faktury z KSeF, żeby nic nie umknęło.
Agencje outsourcingu: fakturowanie per klient musi być gotowe na KSeF
Tu robi się ciekawie, bo agencja pracy albo firma outsourcingowa fakturuje nie jednego, ale wielu klientów, i to często cyklicznie. Każde rozliczenie za oddelegowanych pracowników to osobna faktura, a przy kilkunastu lokalizacjach i comiesięcznym cyklu robi się z tego solidny wolumen dokumentów. Dokładnie to muszę teraz przepuścić przez KSeF, bez wyjątku.
Jeśli już rozdzielasz koszty i przychody na poszczególnych klientów, jesteś w dobrym punkcie startowym, bo masz porządek w tym, kto za co płaci. O samej mechanice rozliczania per klient pisałam osobno w tekście o rozliczaniu pracowników per klient w agencji outsourcingu. Warunek na 2026 jest jeden: faktura, która powstaje z takiego rozliczenia, musi trafić do KSeF. Dlatego zamiast wystawiać PDF ręcznie, warto oprzeć fakturowanie o system, który wysyła dokument do KSeF przez dostawcę faktur.
Jak fakturowanie w Onboardly łączy się z KSeF
Teraz konkret, bo o to pytacie najczęściej. Onboardly nie jest systemem księgowym i nie wystawia faktur samodzielnie. Robimy to przez API zewnętrznego dostawcy, czyli Fakturownię albo Saldeo, w zależności od tego, z czego korzysta dana firma. Kiedy zamykasz rozliczenie projektu albo cykl dla klienta, dane trafiają do dostawcy, a on tworzy właściwą fakturę.
I tu jest sedno: Fakturownia i Saldeo są zintegrowane z KSeF. Skoro faktura powstaje po ich stronie, to tą samą drogą może zostać wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Innymi słowy faktura z rozliczenia projektu w Onboardly trafia do KSeF przez dostawcę, a nie przez jakąś naszą osobną bramkę do Ministerstwa Finansów. Chcę być tu uczciwa i nie obiecywać więcej, niż robimy: my przygotowujemy i wysyłamy dane do dostawcy, a obsługę samego KSeF realizuje dostawca faktur po swojej stronie.
Dla Ciebie oznacza to jedną praktyczną rzecz. Jeśli Twój dostawca faktur ma włączoną integrację z KSeF, faktura z rozliczenia pracowniczego przejdzie do systemu bez przepisywania jej ręcznie z jednego miejsca do drugiego. Więcej o tym, jak spinamy dane między Onboardly a systemami zewnętrznymi, opisałam w artykule o integracji API Onboardly z programami kadrowymi i ZUS.
Biura rachunkowe: klient po kliencie, bez chaosu
Biuro rachunkowe jest w KSeF na pierwszej linii, bo obsługuje faktury nie swoje, tylko cudze, i to dla wielu podmiotów naraz. Od 2026 każdy klient biura ma dokumenty w KSeF, więc księgowa musi mieć poukładany dostęp i uprawnienia osobno dla każdej firmy. Kto pobiera faktury, kto je wystawia w imieniu klienta, jak dokumenty wpadają do programu księgowego, to wszystko trzeba ustawić zawczasu, a nie w lutym.
Jeżeli biuro obsługuje klientów, którzy korzystają z Onboardly, dochodzi wygodny efekt uboczny. Faktury za usługi wobec pracowników powstają uporządkowane u dostawcy i tą samą drogą idą do KSeF, więc biuro dostaje spójne dane zamiast skanów w mailu. O tym, jak wygląda wejście takiego klienta do obsługi, pisałam w tekście o onboardingu klientów w biurze rachunkowym.
Co zrobić już teraz, w trzech krokach
Nie trzeba działać w panice, trzeba działać po kolei. Oto co radzę zrobić jeszcze przed lutym:
- Sprawdź, kto w firmie ma dostęp do KSeF i nadaj uprawnienia właściwym osobom. To formalność, którą zostawia się na ostatnią chwilę, a potem brakuje na nią czasu.
- Upewnij się, że Twój program do fakturowania jest zintegrowany z KSeF. Jeśli używasz Fakturowni albo Saldeo, sprawdź, czy integracja jest włączona po ich stronie.
- Przetestuj przepływ faktury od początku do końca na jednym rozliczeniu, zanim zrobisz to na całym wolumenie. Lepiej wyłapać drobiazg na jednym dokumencie niż na stu naraz.
Płace, składki i teczki pracownicze zostają dokładnie tam, gdzie były. KSeF zmienia obieg faktur, a nie sposób, w jaki liczymy wynagrodzenia. Jeśli poukładasz fakturowanie z wyprzedzeniem, luty i kwiecień 2026 miną bez dramatów.
Chcesz mieć fakturowanie pracownicze gotowe na KSeF?
Onboardly wystawia faktury z rozliczeń przez Fakturownię albo Saldeo, a te systemy przekazują dokument do KSeF. Zobacz, jak spina się to z rozliczaniem per klient, w 14-dniowym trialu. Zajrzyj do dokumentacji →
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Harmonogram i obowiązki KSeF wynikają z przepisów, które mogą się zmieniać; szczegóły dotyczące Twojej firmy potwierdź z księgową lub doradcą podatkowym. Obsługę wysyłki do KSeF realizuje zewnętrzny dostawca faktur (Fakturownia lub Saldeo), a nie Onboardly.