Onboarding pracowników w gastronomii i HoReCa: jak radzić sobie z rotacją?

HoReCa, czyli branża, która daje HR-owi najbardziej w kość

Gastronomia, hotelarstwo i catering mają najwyższą rotację pracowników w Polsce. W restauracjach średnia rotacja przekracza 100% rocznie, a część firm wymienia niemal cały personel w ciągu dwunastu miesięcy. Do tego dochodzi sezonowość. Restauracja, która w grudniu zatrudnia 15 osób, w lipcu może potrzebować czterdziestu.

Przy takim tempie tradycyjny onboarding zwyczajnie się sypie. Papierowy kwestionariusz, wydruk umowy, wizyta w biurze, skaner dokumentów, a menedżer zmiany nie ma jak poświęcić trzech godzin na jednego nowego kelnera, który i tak zaczyna już nazajutrz.

Jak wygląda onboarding w gastronomii, kiedy nie masz narzędzia?

Scenariusz zna każdy, kto pracował w kadrach HoReCa. Rekruter dzwoni w piątek o 16:00 z informacją, że "Karol zaczyna w sobotę rano". HR ma kilka godzin na to, żeby ogarnąć:

• Zebranie danych osobowych, zwykle przez telefon albo WhatsApp
• Przygotowanie umowy zlecenia w Wordzie
• Wydruk i wysyłkę kurierem albo skan PDF
• Zgłoszenie do ZUS, formalnie do 7 dni, w praktyce "kiedy będzie chwila"
• Oświadczenia o sanepidzie, BHP i RODO

Jak się to kończy? Karol zaczyna pracę bez podpisanej umowy. Umowa dociera tydzień później, ZUS może za dwa. A ryzyko mandatu od ZUS i kontroli PIP przy umowach zlecenia przez cały ten czas tylko rośnie.

Cyfrowy onboarding w tempie, które nadąża za kuchnią

Z Onboardly menedżer restauracji wysyła SMS z linkiem o 16:00. Karol otwiera go na telefonie w drodze do domu, wypełnia kwestionariusz w osiem minut, robi selfie z dowodem i podpisuje umowę kodem SMS. O 17:00 umowa jest już w archiwum, a ZUS ZUA czeka gotowy do wysłania. W sobotę Karol wchodzi na zmianę z kompletem dokumentów.

Specyficzne wyzwania HoReCa

Cudzoziemcy, czyli spora część załogi

W gastronomii i hotelarstwie cudzoziemcy stanowią często od 30 do 50% pracowników, zwłaszcza w dużych miastach, gdzie personel dostarcza agencja pracy tymczasowej. Ich onboarding wymaga dodatkowych dokumentów: zezwolenia na pracę albo oświadczenia o powierzeniu pracy, karty pobytu lub wizy. Onboardly obsługuje dokumenty w wielu językach i weryfikuje ważność zezwolenia, bez dopłat w planie Growth i Scale.

Wiele lokalizacji

Sieć z dziesięcioma lokalami musi zarządzać onboardingiem z jednego miejsca. Multi-tenant w Onboardly pozwala grupować lokalizacje jako osobne firmy pod wspólnym kontem. Każda ma własne szablony umów i własną bazę pracowników, a Ty ogarniasz to wszystko z jednego panelu.

Masowe zatrudnienia sezonowe

Wesela, lato, sylwester. Bywa, że w ciągu tygodnia trzeba wprowadzić 15 do 20 nowych osób. Onboardly pozwala wysłać linki onboardingowe do wszystkich naraz, podobnie jak przy onboardingu sezonowym w HoReCa i handlu. Każdy wypełnia formularz w swoim tempie, a HR na bieżąco widzi status każdego z nich.

Umowy na krótkie okresy

Weekendowi kelnerzy, obsługa jednego eventu, umowy na 1 do 7 dni. Tu onboarding musi być błyskawiczny i prosty. Onboardly obsługuje zarówno umowy o pracę, jak i zlecenia, z opcją ustawienia daty końcowej.

A co z pracownikami bez smartfona?

W gastronomii zdarzają się ludzie, częściej ci starsi, którzy ze smartfonów po prostu nie korzystają. Onboardly ma na to tryb asystowany: menedżer albo osoba z HR otwiera link na tablecie lub komputerze i przechodzi przez formularz razem z pracownikiem. Tożsamość weryfikujemy skanem dowodu z aparatu tabletu.

BHP i szkolenie wstępne

Przepisy wymagają szkolenia BHP wstępnego przed dopuszczeniem pracownika do pracy. W Onboardly dołączysz do onboardingu moduł szkoleniowy: materiał wideo, test i podpisane oświadczenie o ukończeniu. Wszystko w jednym przebiegu, zanim pracownik wejdzie na zmianę.

Ile to kosztuje przy restauracji z 20 onboardingami miesięcznie

• Plan Starter: 99 PLN/mies. plus 49 PLN x 20 onboardingów, razem 1 079 PLN/mies.
• Oszczędność czasu HR: 2h na osobę x 20 x 60 PLN, czyli 2 400 PLN/mies.
• Bilans: plus 1 321 PLN/mies. na czysto, do tego spokój od strony mandatów ZUS i PIP