Platforma i bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo i RODO

Onboardly przetwarza dane osobowe pracowników i skany dokumentów. Poniżej opisujemy jak je izolujemy, szyfrujemy i jak realizujemy obowiązki RODO.

Izolacja danych między organizacjami

Onboardly jest aplikacją multi-tenant: dane wielu organizacji leżą w jednej bazie, ale są od siebie odseparowane na poziomie bazy danych przez Postgres RLS (Row Level Security). Zapytanie w kontekście jednej organizacji nie ma dostępu do wierszy innej, izolacja jest egzekwowana przez silnik bazy, nie tylko przez kod aplikacji.

Szyfrowanie danych

Dane osobowe i skany dokumentów szyfrujemy algorytmem AES-256-GCM. Stosujemy szyfrowanie kopertowe: jest klucz główny oraz osobny klucz danych dla każdej organizacji. Klucz danych organizacji jest zaszyfrowany kluczem głównym, dzięki temu kompromitacja pojedynczego klucza danych nie odsłania pozostałych organizacji.

Klucz główny, nadrzędny, chroni klucze danych.
Klucz danych per organizacja, używany do szyfrowania danych osobowych i skanów tej organizacji.
AES-256-GCM, szyfrowanie z uwierzytelnianiem (wykrywa manipulację danymi).

Ochrona konta

2FA (TOTP), dwuskładnikowe logowanie oparte na aplikacji uwierzytelniającej (kody czasowe).
Zabezpieczenie formularzy (captcha), chroni formularze przed automatycznymi nadużyciami.
Audyt wejścia „jako użytkownik”, gdy zespół obsługi wchodzi do konta klienta w trybie „jako użytkownik”, każde takie wejście jest zapisywane w dzienniku audytu.

Dowody zgód i oświadczeń

Każde oświadczenie złożone przez pracownika w kreatorze i przy uzupełnianiu braków zapisujemy razem z dokładną treścią, którą zobaczył, adresem IP i znacznikiem czasu. Do tego dokładamy podpis kryptograficzny HMAC-SHA256 nad całością.

To ma znaczenie w sporze: podpis wykazuje, że treść nie została później zmieniona ani dopisana z datą wstecz. Same numery identyfikacyjne (rachunek, PESEL) trafiają do tego rejestru wyłącznie w postaci skróconej, w pełnej wersji zostają w zaszyfrowanym dokumencie w teczce.

RODO, jak realizujemy obowiązki

Obszar	Jak działa w Onboardly
Retencja danych	Usuwanie miękkie po 90 dniach, usuwanie twarde po 7 latach.
Prawo do bycia zapomnianym	Realizacja żądania usunięcia danych osoby.
Umowa powierzenia (DPA)	Onboardly przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na podstawie DPA.
Dziennik dostępu (art. 30)	Rejestr dostępu do danych osobowych zgodnie z art. 30 RODO.

Skany dokumentów tożsamości

Nie przechowujemy skanów dowodu osobistego obywateli Polski, zgodnie z wytycznymi UODO. Dokumenty pobytowe cudzoziemców (np. karta pobytu, wiza) przechowujemy, ponieważ wymaga tego prawo, pracodawca ma obowiązek udokumentować legalność pobytu i pracy.

Szczegóły powierzenia przetwarzania i katalog danych znajdziesz w DPA oraz w polityce prywatności.

Powiązane: Integracje deweloperskie · Legalizacja cudzoziemca