Onboarding pracownika
Uzupełnianie braków
Prosisz pracownika o konkretną rzecz z teczki: brakujący plik, poprawny numer konta albo decyzję o PPK. Dostaje jeden link, uzupełnia i podpisuje, a zmiana wchodzi do teczki razem z podpisanym oświadczeniem.
O co możesz poprosić
Braki w teczce to nie tylko brakujące pliki. Równie często problemem jest błędny numer konta, przez który wraca przelew, albo brak decyzji o PPK, bez której nie da się poprawnie naliczyć listy płac. Prośba obejmuje trzy rodzaje pozycji.
| Rodzaj | Przykłady | Co robi pracownik |
|---|---|---|
| Dane | Numer rachunku, PESEL, telefon, adres zameldowania i korespondencyjny, urząd skarbowy | Podaje poprawną wartość. |
| Oświadczenia | PIT-2 (kwota wolna), rezygnacja z PPK, zgoda na PIT-11 elektronicznie | Odpowiada tak albo nie. |
| Dokumenty | Każdy typ z teczki: badania, BHP, świadectwo pracy, dokumenty branżowe | Wgrywa plik z telefonu lub komputera. |
Do prośby dokładasz wiadomość, na przykład „przelew wrócił z banku, sprawdź numer konta na wyciągu”. Trafia ona do maila i na stronę, którą otwiera pracownik.
Jak to wygląda u pracownika
- 1Dostaje maila z indywidualnym linkiem, bez zakładania konta i bez logowania.
- 2Wypełnia tylko to, o co poprosiłeś: wpisuje wartość, odpowiada na pytanie, wgrywa plik.
- 3Widzi podsumowanie: co dokładnie oświadcza i jakie wartości podał.
- 4Podpisuje palcem na telefonie albo myszką, tym samym podpisem co umowę.
Podpis jest zgodą na zmianę
Bez podpisu nic nie wchodzi do teczki. To on autoryzuje nowy numer konta, dlatego prośba nie kończy się na samym wpisaniu wartości.Co zostaje po uzupełnieniu
- Dane w teczce zaktualizowane, gotowe do najbliższej wypłaty i deklaracji.
- Oświadczenie PDF w dokumentach pracownika: treść, wartości, data, godzina i podpis. Pracownik widzi je też w swoim portalu.
- Wpis w historii zmian z tym, co się zmieniło, i z podpowiedzią, co z tego wynika, na przykład „zgłoś zmianę adresu do ZUS” albo „przelicz najbliższą listę płac”.
- Mail do ciebie z podsumowaniem zmian.
Wysyłka do wielu osób naraz
Na liście aktywnych pracowników zaznaczasz osoby i wybierasz Poproś o braki. Treść nie jest wspólna: każdy dostaje listę wyliczoną ze swojej teczki, a kto nie ma braków, nie dostaje maila. Dodatkowo możesz poprosić wszystkich o jedną rzecz, na przykład o deklarację PPK.
Parametry
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Ważność linku | 7 dni |
| Maksymalny rozmiar pliku | 10 MB na plik |
| Typ „tożsamość” | wymaga dwóch stron, przód i tył |
| Skan dowodu obywatela Polski | niedostępny, zgodnie z wytycznymi UODO |
Powiązane: E-teczka i dokumenty · Alerty ważności · Umowy i e-podpis